Używanie szablonów programu Word do komunikacji zbiorczej
Szablony programu Microsoft Word mogą ułatwić masową komunikację w formie drukowanej lub e-mail z jednostkami, takimi jak kontakty, klienci i dostawcy. Na przykład można tworzyć broszury, aby ostrzec klientów o kampanii sprzedaży, listy informujące dostawców o nowych zasadach zakupów lub zaproszenia w celu przyciągnięcia kontaktów na nadchodzące wydarzenie.
Uwaga
Szablonów programu Word można używać tylko na urządzeniach z programem Microsoft Word 2019 i zainstalowanym systemem operacyjnym Windows.
Możesz użyć encji w Business Central jako źródła danych dla szablonu i dodać pola scalania, aby spersonalizować dokumenty dla każdej encji. Pola scalania pochodzą z encji w Business Central. Po zastosowaniu szablonu programu Word do encji dane z pól korespondencji seryjnej są wstawiane do dokumentu.
Na stronie Szablony programu Word podczas tworzenia nowego szablonu należy użyć przewodnika konfiguracji wspomaganej, aby pobrać plik ZIP zawierający źródło danych.xlsx i plik szablonu programu Word dla encji. Plik źródła danych zawiera pola, których można użyć w szablonie. Nie edytuj pliku źródła danych. Można używać tylko szablonu programu Word i plików źródeł danych pobranych z Business Central i należy je przechowywać w tej samej lokalizacji.
Po skonfigurowaniu szablonu i dodaniu pól korespondencji seryjnej należy użyć tego samego przewodnika do przekazania szablonu.
Konfigurowanie szablonu w programie Word
Podczas konfigurowania szablonu w programie Word na karcie Korespondencja można dodać pola korespondencji seryjnej, wybierając pozycję Wstaw pole korespondencji seryjnej. Dostępne pola scalania pochodzą z pliku źródła danych pobranego dla encji. Działają one jako symbole zastępcze, które informują program Word, gdzie w dokumencie mają być umieszczone informacje o encji.
:::image type="content" source="media/word-tmpl-merge-field. PNG" alt-text="Dodawanie pól korespondencji seryjnej w programie Microsoft Word":::
Dodawanie powiązanych jednostek
Oprócz dodawania danych dla encji źródłowej, czyli encji, dla której tworzony jest szablon, można również scalać dane z encji, które są z nią powiązane. Na przykład, jeśli źródłem jest encja Odbiorca, można również scalić dane z pól w encji Odbiorca/Nabywca, ponieważ obie encje mają wspólne pole.
Jednostki pokrewne współużytkuje z jednostką źródłową pole, które często jest identyfikatorem, takim jak nazwa, kod lub identyfikator. Podczas konfigurowania szablonu dostępne są proste i zaawansowane opcje wyboru powiązanych encji:
- Proste — umożliwia dodanie znanych relacji, które Business Central udostępnia domyślnie.
- Zaawansowane — dodaj niestandardowe relacje, takie jak te, które zostały dodane przez rozszerzenia lub dostosowania. Wymaga to znajomości pól współużytkuj encji.
Podczas dodawania encji pokrewnej należy określić prefiks dla nazwy pola. Podczas dodawania pól do szablonu prefiks może ułatwić rozróżnienie pól z encji źródłowej i pól z encji pokrewnych.
Aby utworzyć szablon programu Word w Business Central
- Wybierz
ikonę, wprowadź Szablony programu Word, a następnie wybierz powiązane łącze. - Wybierz pozycję Nowy, następnie pozycję Utwórz szablon, a następnie wykonaj kroki opisane w przewodniku konfiguracji wspomaganej. Najedź kursorem na pole, aby przeczytać krótki opis.
Wskazówka
Szablon można również utworzyć bezpośrednio ze strony encji, wybierając akcję Zastosuj szablon programu Word, aby otworzyć przewodnik konfiguracji wspomaganej, a następnie pozycję Nowy szablon. Gdy to zrobisz, źródło danych zostanie wybrane na podstawie typu encji.
Stosowanie szablonu
Gdy szablon programu Word będzie gotowy, na stronie Szablony programu Word można wybrać pozycję Zastosuj, aby wygenerować dokumenty. Po zastosowaniu szablonu programu Word do encji dane z pól korespondencji seryjnej są wstawiane do dokumentu. Można utworzyć jeden dokument zawierający sekcje dla każdej encji lub wybrać opcję Podziel, aby utworzyć nowy dokument dla każdej encji.
Szablony można stosować do jednej lub kilku encji tego samego typu, takiej jak kontakt, bezpośrednio w kontekście tej strony lub ze strony Szablony programu Word, aby zastosować szablon do wszystkich encji tego typu.
Używanie szablonów programu Word z pocztą e-mail
Za pomocą szablonów programu Word można dodawać zawartość do wiadomości e-mail. Podczas redagowania wiadomości e-mail można wybrać akcję Użyj szablonu programu Word, aby zastosować zawartość szablonu do wiadomości. Wymaga to utworzenia co najmniej jednego szablonu dla encji. Możesz używać jednego szablonu naraz, a po przełączeniu się między szablonami wiadomość zmienia się, aby odzwierciedlić zawartość wybranego szablonu.
Ponadto można użyć akcji Dodaj plik z szablonu programu Word, aby dołączyć zawartość szablonu do wiadomości e-mail jako plik. Plik będzie używał formatu określonego dla danych wyjściowych szablonu.
:::image type="content" source="media/email-word-tmpl. PNG" alt-text="Opcje używania zawartości z szablonu programu Word w wiadomości e-mail":::