Instruktaż: Konfigurowanie i fakturowanie przedpłat sprzedażowych

Ten instruktaż przeprowadzi Cię przez proces konfigurowania i używania przedpłat w Business Central. Przedpłaty to płatności, które są fakturowane i księgowane w zamówieniu sprzedaży lub zakupu przed zaksięgowanie faktury końcowej. Na przykład możesz wymagać depozytu przed wyprodukowaniem towarów do zamówienia lub możesz wymagać płatności przed wysłaniem towarów do odbiorcy. Za pomocą funkcji przedpłat można fakturować i zbierać depozyty od odbiorców oraz przekazywać depozyty dostawcom. W ten sposób wszystkie istotne płatności są księgowane na tej samej fakturze.

Dla każdego odbiorcy lub dostawcy można zdefiniować wymagania dotyczące przedpłaty dla wszystkich towarów lub wybranych towarów. Po skonfigurowaniu przedpłat można wygenerować faktury przedpłaty z zamówień sprzedaży i zakupu z kwotami przedpłaty opartymi na konfiguracji. W razie potrzeby można zmienić kwoty na fakturze.

Na przykład można wysłać dodatkowe faktury przedpłaty, jeśli do zamówienia zostaną dodane dodatkowe towary.

Informacje o tym instruktażu

Ten instruktaż przeprowadzi Cię przez następujące scenariusze:

• Konfigurowanie przedpłat
• Tworzenie zamówienia wymagającego przedpłaty
• Tworzenie faktury przedpłaty
• Korekta wymagań dotyczących przedpłaty na zamówieniu
• Stosowanie przedpłat do zamówienia
• Fakturowanie ostatecznej kwoty na zamówieniu z przedpłatą

Ról

Ten instruktaż zawiera zadania dla następujących ról:

• Kierownik księgowości (Phyllis)
• Procesor zamówień (Susan)
• Administrator rozrachunków z należnościami (Arnie)

Historia

Phyllis jest kierownikiem księgowości. Podejmuje decyzje o tym, którzy klienci są zobowiązani do wpłacenia depozytu przed wyprodukowaniem lub wysyłką przedmiotów. Phyllis konfiguruje Business Central do automatycznego obliczania przedpłat.

Susan jest przetwórcą zamówień sprzedaży. Gdy klient dzwoni, aby złożyć zamówienie, wprowadza zamówienie do systemu, podczas gdy klient jest przez telefon. W ten sposób może natychmiast zweryfikować ceny i warunki płatności z klientem, a także może dokonać korekt w zamówieniu podczas negocjacji z klientem.

Arnie pracuje w dziale rozrachunków z odbiorcami, gdzie księgowuje faktury i płatności.

W tym scenariuszu Phyllis ustawia wymagania dotyczące przedpłaty dla klienta Selangorian, na podstawie jego historii kredytowej, i daje Susan instrukcje, jak obsługiwać ich zamówienia.

Kiedy klient dzwoni, Susan negocjuje z klientem, dopóki nie osiągną porozumienia. Następnie może obliczyć przedpłatę na kilka różnych sposobów.

Po wysłaniu przez Susan faktury przedpłaty klient zamawia dodatkowy przedmiot. Susan aktualizuje zamówienie i tworzy drugą fakturę przedpłaty.

Arnie rejestruje płatność odbiorcy i stosuje ją do faktur, a następnie wysyła fakturę końcową.

Konfigurowanie przedpłat

Phyllis konfiguruje system do obsługi przedpłat dla klientów.

• Phyllis decyduje się na posiadanie tej samej serii numerów dla przedpłat, co ta używana do fakturowania sprzedaży.
• Phyllis ustawia wniosek, aby sprawdzić, czy wymagane są przedpłaty przed ostatecznym fakturowaniem zamówienia.
• Phyllis ustawia wartości domyślne dla wymaganego procentu przedpłaty dla określonych towarów i odbiorców.

Poniższe procedury opisują sposób wykonywania zadań Phyllis:

Aby skonfigurować serie numerów dla przedpłat

1. Wybierz ikonę, wprowadź Ustawienia sprzedaży i należności, a następnie wybierz powiązane łącze.
2. Na stronie Konfiguracja sprzedaży i należności rozwiń skróconą kartę Seria numerów.
3. Sprawdź, czy seria numerów dla zaksięgowanych faktur przedpłaty w zaksięgowanym prepmt. Inv. PoleNr jest takie samo jak w przypadku zaksięgowanych faktur sprzedaży (Nr faktury księgowa) i serii numerów dla zaksięgowanych faktur koryguch przedpłaty (Zaksięgowany Prepmt. Cr. Nr notatki) jest taka sama jak w przypadku opublikowanych not kredytowych (Posted Credit Memo Nos.).

Aby zablokować przesyłki za niezapłaconą przedpłatę

1. Na stronie Ustawienia sprzedaży i należności na skróconej karcie Ogólne zaznacz pole wyboru Sprawdź przedpłatę podczas księgowania.

Teraz nie można wysłać ani zafakturować zamówienia, które ma niezapłaconą kwotę przedpłaty.

Domyślnie Phyllis wymaga, aby klient 20000 był fakturowany na 30% zaliczki na wszystkie zamówienia. W związku z tym wprowadzi domyślny procent przedpłaty na karcie klienta.

Phyllis wymaga, aby wszyscy klienci mieli fakturę w wysokości 20% depozytu za przedmiot 1896-S. Klient 20000 ma słabą historię płatności. W związku z tym wymaga 40% przedpłaty od klienta 20000 za pozycję 1896-S. Poniższa procedura ilustruje sposób konfigurowania domyślnych wartości procentowych przedpłaty.

Aby przypisać domyślne wartości procentowe przedpłaty do odbiorców i towarów

1. Wybierz ikonę, wprowadź Klienci, a następnie wybierz powiązane łącze.

2. Otwórz kartę dla klienta 20000 (Trey Research).

3. Na skróconej karcie Płatności w polu Procent przedpłaty wprowadź wartość 30.

4. Wybierz akcję Pokrewne, wybierz element menu Sprzedaż, a następnie wybierz element menu Procenty przedpłaty.

5. Wypełnij dwa wiersze na stronie Procenty przedpłaty sprzedaży w następujący sposób.

   Rodzaj sprzedaży	Kod sprzedaży	Pozycja nr	Przedpłata %
   Klient	20000	1896-S	40
   Wszyscy Klienci		1896-S	20

   Wskazówka

   W zależności od kraju/regionu należy również określić kod grupy podatkowej na skróconej karcie Koszty i księgowanie dla pozycji 1896-S. W przypadku korzystania z firmy demonstracyjnej to pole jest już ustawione.

6. Zamknij wszystkie strony.

Aby określić konto dla przedpłat sprzedaży w ogólnej konfiguracji księgowania

1. Wybierz ikonę, wprowadź Ogólne ustawienia księgowania, a następnie wybierz powiązane łącze.
2. Wybierz wiersz, w którym jest ustawiona linia Gen. Bus. Pole Grupy księgowania jest ustawione na DOMESTIC, a Gen. Prod. Pole Grupa księgowa jest ustawionena RETAIL .
3. W polu Konto przedpłat sprzedaży określ odpowiednie konto. Twój wybór zostanie automatycznie zapisany.

Wskazówka

Jeśli nie widzisz tego pola na stronie Ogólne ustawienia księgowania, użyj poziomego paska przewijania u dołu strony, aby przewinąć w prawo.

Tworzenie zamówienia wymagającego przedpłaty

W poniższym scenariuszu Susan, procesor zamówień, tworzy zamówienie podczas rozmowy z klientem. Towary, które zamawia odbiorca, wymagają przedpłaty, a odbiorca dokonał w przeszłości pewnych opóźnień w płatnościach. Dlatego Susan została poinstruowana, aby wymagać stałej kwoty 800 jako przedpłaty za zamówienie.

Klient prosi o możliwość zapłacenia 35%, na co Susan może się zgodzić. Dlatego zmienia kolejność.

Susan tworzy fakturę przedpłaty i wysyła ją do odbiorcy.

Aby utworzyć zamówienie sprzedaży z przedpłatą

1. Wybierz ikonę, wprowadź Zamówienia sprzedaży, a następnie wybierz powiązane łącze.

2. Wybierz akcję Nowy.

3. W polu Nazwa klienta wybierz pozycję Trey Research.

4. Zamknij wyświetlane ostrzeżenie o przechowanym saldzie.

5. Wypełnij dwa wiersze sprzedaży następującymi informacjami.

   Typ	Nie.	Ilość
   Przedmiot	1896-S	1
   Przedmiot	1900-S	1

   Domyślnie pola przedpłaty w wierszu sprzedaży są ukryte, więc należy je wyświetlić. Aby to zrobić, musisz spersonalizować stronę. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Aby rozpocząć personalizowanie strony za pomocą banera Personalizacja.

6. Sprawdź, czy pole Procent przedpłaty w wierszu z pozycją 1900-S zawiera 30. Wartość domyślna została pobrana z nagłówka sprzedaży, który został wypełniony z karty odbiorcy.

   Pole % przedpłaty w wierszu z pozycją 1896-S zawiera 40. Jest to wartość procentowa wprowadzona na stronie Procenty przedpłaty sprzedaży dla przedmiotu 1896-S i odbiorcy 20000.

   Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Konfigurowanie przedpłat.

7. W akcji Zamów wybierz pozycję Statystyki.

8. Na skróconej karcie Przedpłata pole Kwota przedpłaty bez VAT zawiera 458,16. Jeśli teraz utworzysz fakturę przedpłaty dla zamówienia, jest to kwota wyświetlana na fakturze.

   W tym scenariuszu Susan została poinstruowana, aby zasugerować całkowitą przedpłatę w wysokości 800 za zamówienie.

   Ważne

   W zależności od kraju/regionu poniższy krok może nie mieć zastosowania.

9. Zmień kwotę w Prepmt. Kwota bez podatku , pole 800, a następnie zamknij stronę.

10. Sprawdź pole Procent przedpłaty w wierszach sprzedaży, a zobaczysz, że zostało ono ponownie obliczone na 67,02438 i 67,02282.

    Ponowne obliczenie obejmuje wszystkie wiersze, których procent przedpłaty jest większy niż 0.

    Teraz klient, czy procent przedpłaty można ustawić na 35%. Przełożony Susan zatwierdza zmianę.

11. Na stronie Zamówienie sprzedaży na skróconej karcie Przedpłata w polu Procent przedpłaty wprowadź wartość 35.

12. W wyświetlonym ostrzeżeniu wybierz przycisk Tak. Stawka w wysokości 35% zostanie zastosowana jako procent płatności za całe zamówienie.

13. Sprawdź, czy wiersze zostały odpowiednio zaktualizowane.

Tworzenie faktury przedpłaty

Po wprowadzeniu poprawnych wartości przedpłaty w zamówieniu, Susan tworzy fakturę przedpłaty i wysyła ją do odbiorcy.

Aby utworzyć fakturę przedpłaty

1. Na stronie Zamówienie sprzedaży wybierz pozycję Akcje, następnie Pozycję Księgowanie, następnie Przedpłata, a następnie wybierz pozycję Księgowanie i drukowanie faktury zaliczkowej
2. Wybierz przycisk Tak, aby zasyslić fakturę.

Uwaga

Susan wysyłała teraz fakturę do klienta.

Tworzenie dodatkowej faktury przedpłaty

Następnego dnia klient dzwoni do Susan i wprowadza zmiany w zamówieniu. Klient chce dwóch z pozycji 1896-S. Susan ponownie otwiera i aktualizuje zamówienie, a następnie tworzy drugą fakturę przedpłaty na zamówieniu i wysyła ją do klienta.

Aby utworzyć dodatkową fakturę przedpłaty

1. Na stronie Zamówienie sprzedaży wybierz akcję Zwolnij, a następnie Otwórz ponownie.

2. W wierszu dla pozycji 1896-Sw polu Ilość wprowadź wartość 2.

   W akcji Zamów wybierz pozycję Statystyki. Pole Kwota przedpłaty bez podatku VAT zawiera teraz 768,04i Kwotę zaliczki. Amt. Inv. Pole Bez podatku VAT zawiera 417,76. Pokazuje to, że istnieje dodatkowa kwota przedpłaty, która nie została jeszcze zafakturowana.

3. Aby zaksięgować fakturę dla dodatkowej kwoty przedpłaty, wybierz Akcje, następnie Księgowanie, następnie Przedpłata, a następnie wybierz Księgowanie i drukowanie faktury przedpłaty

4. Wybierz przycisk Tak, aby zasyslić fakturę.

Stosowanie przedpłat

Klient płaci kwotę przedpłaty, a Arnie, który pracuje w dziale księgowości, rejestruje płatność i stosuje ją do faktur przedpłaty.

Aby zastosować płatność do faktur zaliczkowych

1. Wybierz ikonę, wprowadź Arkusze paragonów gotówkowych, a następnie wybierz powiązane łącze.

2. Wypełnij wiersz arkusza następującymi informacjami.

   Nazwa pola	Wejść
   Typ dokumentu	Płatność
   Typ konta	Klient
   Nr konta	20000

3. Wybierz akcję Proces, a następnie Zastosuj wpisy.

4. Na stronie Stosowanie wpisów odbiorcy wybierz pierwszą fakturę zaliczkową, a następnie wybierz akcję Proces, a następnie wybierz akcję Ustaw identyfikator Zastosuj do.

5. Powtórz poprzedni krok dla drugiej przedpłaty.

6. Wybierz przycisk OK.

   Pola Kwota zostały teraz wypełnione sumą dwóch faktur przedpłaty.

7. Aby zasysplować arkusz, wybierz akcję Opublikuj/Drukuj, a następnie wybierz pozycję Opublikuj.

8. Wybierz przycisk Tak.

Fakturowanie pozostałej kwoty

Teraz Arnie został poinformowany, że przedmioty w zamówieniu zostały wysłane i że zamówienie jest gotowe do fakturowania. Arnie tworzy fakturę za zamówienie.

Aby zafakturować pozostałą kwotę

1. Otwórz zamówienie sprzedaży.

2. Wybierz akcję Publikowanie, a następnie Opublikuj.

3. Wybierz opcję Wysyłka i faktura, a następnie wybierz przycisk OK.

4. Jeśli chcesz wyświetlić podgląd faktury, wybierz przycisk Tak.

   Uwaga

   Normalnie dział wysyłki już wysłałby przesyłkę.

   Arnie może wyświetlić historię, aby sprawdzić, czy faktura sprzedaży została utworzona zgodnie z przeznaczeniem.

5. Wybierz ikonę, wprowadź Zaksięgowane faktury sprzedaży, a następnie wybierz powiązane łącze.

Kolejne kroki

W tym instruktażu przedstawiono kroki konfigurowania Business Central do obsługi przedpłat. Skonfigurowano domyślne wartości procentowe przedpłat dla odbiorców i towarów, a także użyto różnych metod obliczania przedpłat na zamówienie. Próbowałeś przypisać jedną całkowitą kwotę przedpłaty do zamówienia, a kwota przedpłaty została obliczona jako procent całego zamówienia.

Zaksięgowałeś również fakturę przedpłaty, utworzyłeś drugą fakturę przedpłaty po zmianie zamówienia i zaksięgowałeś fakturę końcową dla pozostałej kwoty.

Funkcja przedpłat w Business Central ułatwia konfigurowanie i wymuszanie reguł przedpłat dla odbiorców i towarów oraz umożliwia księgowanie każdej płatności na podstawie faktury.

Zobacz też

Fakturowanie przedpłat
Finanse
Współpraca z Business Central
Przewodniki po procesach biznesowych