Praca z umowami serwisowymi i ofertami umów serwisowych

Umowę serwisową można utworzyć ręcznie lub na podstawie oferty umowy serwisowej. Oferty umowy serwisowej można użyć jako poprzednika umowy o świadczenie usług, w której firma składa ofertę klientowi i uzyskuje zgodę klienta, zanim będzie można przekształcić ją w umowę o świadczenie usług. Procedury tworzenia umowy o świadczenie usług lub oferty zamówienia na usługi są podobne.

Aby utworzyć umowę o świadczenie usług lub ofertę kontraktu serwisowego

Wybierz ikonę, wprowadź Umowy serwisowe lub Oferty umów serwisowych,a następnie wybierz powiązane łącze.
Utwórz nową umowę serwisową lub ofertę kontraktu serwisowego.
Wypełnij pole Nr. Zostanie otwarte okno dialogowe z pytaniem, czy chcesz wypełnić je typowymi danymi z szablonu umowy. Jeśli chcesz utworzyć taką umowę o świadczenie usług lub ofertę kontraktu serwisowego, wybierz przycisk Tak. Zostanie otwarta strona Lista szablonów umów serwisowych.
Wybierz odpowiedni szablon, a następnie wybierz przycisk OK, aby użyć go do utworzenia umowy serwisowej lub oferty umowy serwisowej.
W polu Nr odbiorcy wybierz odbiorcę.
Jeśli nie chcesz, aby roczna różnica kwot była rozdzielana automatycznie, zaznacz pole wyboru Zezwalaj na niezrównoważone kwoty. Wartości w polach Kwota roczna i Calcd. Pola Kwota roczna nie są automatycznie wyrównywane. Jeśli chcesz, aby aplikacja automatycznie rozdzielała wszelkie roczne różnice kwot, które mogą wystąpić w przypadku zmiany umowy serwisowej, pozostaw pole wyboru Zezwalaj na niezrównoważone kwoty bez znaczenia.
Dodaj wiersze umowy do umowy o świadczenie usług lub oferty umowy serwisowej.
W razie potrzeby wypełnij pozostałe pola.

Aby przekonwertować ofertę kontraktu na usługę na umowę serwisową

Gdy odbiorca zaakceptuje ofertę kontraktu serwisowego, należy przekonwertować ją na umowę serwisową. Jednocześnie można utworzyć fakturę za usługę dla okresu początkowego umowy, jeśli data rozpoczęcia umowy przypada przed rozpoczęciem następnego okresu fakturowania.

Po wykonaniu poniższych kroków tworzona jest umowa serwisowa o stanie Podpisano. Jeśli faktura za usługę jest tworzona dla początkowego okresu umowy, zafakturowana kwota jest obliczana w następujący sposób, w zależności od tego, czy umowa jest szczegółowa, czy nie.

W przypadku szczegółowych umów zafakturowana kwota jest obliczana w następujący sposób:

Kwota zafakturowana = suma zafakturowanej kwoty dla każdego wiersza umowy.
Zafakturowana kwota dla każdego wiersza umowy = ((wartość kwotowana ÷ 12) × liczba miesięcy w okresie początkowym) + ((wartość kwotowana ÷ liczba dni w roku) × liczba dni pozostałych w okresie początkowym).
Jeśli wiersz kontraktu wygaśnie przed końcem okresu początkowego, data wygaśnięcia staje się datą końcową okresu początkowego dla wiersza.

W przypadku umów, które nie są szczegółowe, zafakturowana kwota jest obliczana w następujący sposób:

Kwota zafakturowana = (kwota roczna ÷ liczba dni w roku) × liczba dni w okresie początkowym.
Jeśli umowa wygaśnie przed końcem okresu początkowego, data wygaśnięcia staje się datą końcową okresu początkowego.

Wybierz ikonę, wprowadź Oferty umów serwisowych, a następnie wybierz powiązane łącze.
Otwórz ofertę umowy serwisowej, która ma zostać przekonwertowana na umowę serwisową.
Wybierz akcję Umów.
Jeśli data rozpoczęcia umowy przypada przed rozpoczęciem następnego okresu fakturowania, zostaniesz zapytany, czy chcesz utworzyć fakturę za okres początkowy umowy. Wybierz opcję Tak.

Faktura za usługę jest księgowana na koncie usługi umowy, nawet jeśli umowa jest opłacona z góry.

Aby utworzyć noty kredytowe usługi kontraktowej

Można użyć noty kredytowej usługi kontraktowej, gdy odbiorca anuluje umowę usługi przedpłaconej lub usunie element usługi z umowy przedpłaconej. Można go również użyć do poprawienia błędnej faktury za usługę.

Wybierz ikonę, wprowadź Service Credit Memos, a następnie wybierz powiązane łącze.
Utwórz nową notę kredytową usługi.
Wypełnij pole Nr.
W polu Nr odbiorcy wprowadź numer odbiorcy w umowie o świadczenie usług.

Skrócona karta Fakturowanie zawiera informacje skopiowane z karty odbiorcy. Jeśli chcesz zaksięgować fakturę korygową u innego odbiorcy niż określony na skróconej karcie Ogólne, wprowadź numer tego odbiorcy w polu Numer odbiorcy faktury.

Uwaga

Fakturę korygującą można porównać z oryginalnym zaksięgowanym dokumentem na stronie Zaksięgowane faktury za usługi. Wybierz ikonę, wprowadź Zaksięgowane faktury serwisowe, a następnie wybierz powiązane łącze.
Wypełnij pola Data księgowania i Data dokumentu.
W wierszach noty kredytowej wprowadź informacje o towarach, które zostały zwrócone lub usunięte, lub o dodatku, który zostanie wysłany. Można również użyć zadania wsadowego Pobierz przedpłacone wpisy umów.

Aby automatycznie utworzyć fakturę korygującą po usunięciu wierszy umowy z umowy serwisowej, na stronie Umowa serwisowa na skróconej karcie Szczegóły faktury zaznacz pole wyboru Automatyczne faktury korygujące.

Aby ręcznie utworzyć notę kredytową po usunięciu wierszy umowy z umowy o świadczenie usług, na stronie Umowa serwisowa wybierz akcję Nota kredytowa.

Aktualizacja i ocena umów

Czasami trzeba zmienić warunki umowy po jej utworzeniu. W większości przypadków należy otworzyć odpowiednią umowę na stronie Umowa o świadczenie usług i w razie potrzeby ją zmienić.

Można zmienić stan kontraktu, początkowo ustawić na Zablokowany,dodać i usunąć wiersze umowy oraz anulować kontrakt. Jeśli chcesz zobaczyć, jak Twoja firma radzi sobie mierzona zyskami i stratami, możesz przeprowadzić szybką analizę biznesową za pomocą funkcji trendscape kontraktu.

Aby dodać wiersz umowy do umowy o świadczenie usług lub oferty kontraktu

Gdy odbiorca kupuje nowy towar i chce go uwzględnić w istniejącej umowie serwisowej lub umowie o świadczenie usług, można zarejestrować towar jako element usługi, a następnie dodać go jako nowy wiersz umowy do umowy lub oferty kontraktu.

Wybierz ikonę, wprowadź Umowy serwisowe, a następnie wybierz powiązane łącze.
Otwórz odpowiednią umowę serwisową lub ofertę kontraktu serwisowego, dla której chcesz dodać nowy wiersz umowy.
Wybierz akcję Otwórz kontrakt, aby otworzyć umowę serwisową lub ofertę kontraktu serwisowego do edycji.
Na skróconej karcie Szczegóły faktury wybierz pole Zezwalaj na niezrównoważone kwoty, jeśli chcesz zmienić kwotę roczną i ręcznie rozłożyć roczną różnicę kwoty w wierszach kontraktu. W przeciwnym razie wyczyść pole wyboru w polu Zezwalaj na niezrównoważone kwoty. Spowoduje to automatyczne rozłożenie rocznej różnicy kwotowej w wierszach kontraktu po zmianie kwoty rocznej.
Na skróconej karcie Wiersze dodaj element usługi lub element albo opis tekstowy w każdym wierszu umowy. Alternatywnie można dodać wiersze oferty kontraktu. Należy zauważyć, że można utworzyć wiele umów na element usługi, aby uwzględnić go w różnych umowach serwisowych lub ofertach kontraktowych w tym samym czasie.
W razie potrzeby sprawdź i popraw liczby w polach Rabat wiersza%, Kwota rabatu wiersza, Czas odpowiedzi, Okres usługii inne.

Aby usunąć wiersze kontraktu

Może być konieczne usunięcie wierszy umowy z umowy serwisowej podczas usuwania odpowiednich elementów usługi z umowy serwisowej. Zazwyczaj usuwa się wiersz umowy, który wygasł lub odpowiada elementowi usługi, który uległ podziałowi.

Wybierz ikonę, wprowadź Umowy serwisowe, a następnie wybierz powiązane łącze.
Otwórz umowę serwisową, z której chcesz usunąć wiersze umowy.
Wybierz akcję Otwórz kontrakt, aby otworzyć umowę serwisową do edycji.
Wybierz wiersz kontraktu, który chcesz usunąć. Wypełnij pole Data wygaśnięcia kontraktu datą, od której chcesz usunąć wiersz. Na przykład można wprowadzić datę, kiedy element usługi się zepsuł.
Wybierz akcję Usuń wiersze kontraktu. Zostanie otwarta strona Usuwanie wierszy z kontraktu.
Wypełnij domyślne filtry: Nr umowy, nr przedmiotu usługii typ umowy. W razie potrzeby możesz zastosować więcej filtrów lub zmienić istniejące.
Wypełnij pola na skróconej karcie Opcje, a następnie wybierz akcję Usuń wiersze.

Uwaga

Jeśli umowa nie jest szczegółowa, należy zaktualizować wartość w polu Kwota roczna na skróconej karcie Szczegóły faktury na stronie Umowa serwisowa, odzwierciedlając utratę elementu usługi z umowy.

Jeśli umowa jest szczegółowa i opłacona z góry, a faktury za umowę zostały zaksięgowane, można utworzyć fakturę korygującą dla umowy. Wybierz akcję Utwórz notę kredytową. Jest to niepotrzebne, jeśli pole wyboru w polu Automatyczne noty kredytowe na skróconej karcie Szczegóły faktury jest zaznaczone. W takim przypadku nota kredytowa jest tworzona automatycznie po usunięciu wiersza umowy.

Koszt i wartość linii serwisowej

W wierszach umowy o świadczenie usług kwoty w wierszu Koszt wiersza i Wartość wiersza są obliczane zgodnie z opisem w poniższych tabelach.

Opcje kosztu wiersza	Opis
Element usługi	Koszt jest automatycznie pobierany z pola Domyślny koszt umowy w tabeli Pozycja usługi i kopiowany do pola Koszt wiersza. Do obliczania kosztu wiersza służy następująca formuła: Koszt jednostkowy sprzedaży × wartość umowy % ÷ 100
Przedmiot	Koszt jest automatycznie pobierany z pola Koszt jednostkowy w tabeli Towar i wartość pola Wartość kontraktu % w Mgt usługi. Tabela ustawień. Do obliczania kosztu wiersza służy następująca formuła: Koszt jednostkowy × wartość umowy % ÷ 100
Opis tekstu	Wartość w polu Koszt wiersza jest ustawiona na zero.

Opcje wartości wiersza	Opis
Element usługi	Cena jest automatycznie pobierana z pola Domyślna wartość kontraktu w tabeli Element usługi i kopiowana do pola Wartość wiersza.
Przedmiot	W zależności od wartości w Kalce Wartość Kontraktu. PoleMetoda w polu Service Mgt. Tabela ustawień, kwota jest pobierana z pola Cena jednostkowa lub Koszt jednostkowy w tabeli Towar. Następnie wartość ta jest mnożona przez zawartość pola Wartość kontraktu % w Usłudze Mgt. Tabela ustawień i podzielona przez 100. Ta kwota jest kopiowana do pola Wartość wiersza. Uwaga: Jeśli wartość kontraktu Calc. Pole Metody jest ustawione na Brak,zawartość pola Wartość wiersza nie jest obliczana.
Opis tekstu	Zawartość pola Wartość wiersza jest ustawiona na zero.

Aby dodać rabat umowy do ofert umów serwisowych

Można dodać rabaty kontraktowe na usługi dla ofert kontraktowych i umów serwisowych. Rabaty mogą dotyczyć części zamiennych w poszczególnych grupach pozycji serwisowych, godzin pracy zasobów dla zasobów w poszczególnych grupach zasobów oraz poszczególnych kosztów serwisu.

Wybierz ikonę, wprowadź Oferty umów serwisowychi wybierz powiązane łącze.
Wybierz ofertę, dla których chcesz dodać rabaty.
Wybierz akcję Rabaty serwisowe. Zostanie otwarta strona Rabaty kontraktowe/usługi.
Aby utworzyć nowy rabat kontraktu, wybierz akcję Nowy.
W razie potrzeby wypełnij pola w wierszu. Najedź kursorem na pole, aby przeczytać krótki opis.

Wskazówka

Aby dodać rabaty umowne bezpośrednio do umowy serwisowej, wykonaj podobne kroki na stronie Umowa serwisowa.

Aby zmienić właściciela umowy o świadczenie usług

Może być konieczna zmiana właściciela umowy o świadczenie usług. Jeśli element usługi w umowie o świadczenie usług jest zarejestrowany w nienastawionych wielu umowach należących do tego samego odbiorcy, wówczas właściciel wszystkich umów o świadczenie usług, które zawierają ten element usługi i wszystkich innych elementów usług zawartych w tych umowach, jest aktualizowany automatycznie.

Uwaga

W takim przypadku brane są pod uwagę tylko umowy niecencjonowane. Status ofert kontraktowych nie jest brany pod uwagę.

Ważne

Elementy usług i umowy mogą być powiązane. Zmiana właściciela umowy o świadczenie usług może wpłynąć na te relacje.

Załóżmy na przykład, że pozycja usługi nr 8 jest zawarta w umowach SC00003 i SC00015. Kontrakt SC00015 zawiera również pozycję serwisową nr 15, która jest również zawarta w umowie SC00080. W takim przypadku właściciel wszystkich trzech umów i elementów usług zostanie zmieniony.

Wybierz ikonę, wprowadź Umowy serwisowe, a następnie wybierz powiązane łącze. Otwórz odpowiednią umowę serwisową, której właściciela chcesz zmienić.
Wybierz akcję Otwórz kontrakt, aby otworzyć kontrakt do edycji.
Wybierz akcję Zmień klienta. Zostanie otwarta strona Zmień odbiorcę w umowie.
W umowie nr i pozycji usługowej nr. , aby zobaczyć numery kontraktu i towaru usługi należącego do wybranego odbiorcy. Jeśli odbiorca jest właścicielem więcej niż jednej umowy z więcej niż jednym elementem usługi, wartość tych pól będzie wynosić Wiele. Aby wyświetlić listę powiązanych umów lub elementów usług, wybierz te wartości pól.
W polu Nowy klient nr wybierz nowego odbiorcę.
W polu Nowy kod wysyłki wybierz adres.
Wybierz przycisk OK, aby zmienić kod odbiorcy i wysyłki do umów serwisowych.
Wybierz akcję Zablokuj kontrakt, aby zablokować umowę i upewnić się, że zmiany będą częścią umów.

Aby zaktualizować cenę kontraktu serwisowego

Ceny w umowach serwisowych można aktualizować, określając wartość procentową aktualizacji cen.

Wybierz ikonę, wprowadź Aktualizuj ceny umowy usługi, a następnie wybierz powiązane łącze.
Wybierz umowę serwisową.
W polu Aktualizuj do daty wprowadź datę. Zadanie wsadowe zaktualizuje ceny dla kontraktów z następnymi datami aktualizacji cen w tym dniu lub wcześniej.
W polu Cena zaktualizowana w % wprowadź wartość procentową, o którą chcesz zaktualizować ceny.
W polu Akcja wybierz opcję Aktualizuj ceny kontraktowe.

Aby zapisać przedpłacone zapisy umowy

Jeśli pracujesz z umowami o świadczenie usług przedpłaconych, musisz regularnie księgować zapisy umów przedpłaconych, przenosząc w ten sposób płatności przedpłacone z kont umów przedpłaconych na zwykłe konta umów.

Przed zaksięgowaniem wpisów umów przedpłaconych należy określić serię liczb w polu Numer dokumentu księgowania przedpłaconego w mgt usługi. Strona konfiguracji.

Wybierz ikonę, wprowadź Księguj przedpłacone wpisy umów, a następnie wybierz powiązane łącze.
W polu Księguj do daty wprowadź datę. Zadanie wsadowe księguje przedpłacone wpisy w księdze usług z datami księgowania do tej daty.
W polu Data księgowania wprowadź datę, której chcesz użyć jako daty księgowania w wierszu arkusza ogólnego.
W polu Akcja wybierz opcję Księguj transakcje przedpłacone.
Wybierz przycisk OK, aby opublikować wpisy.

Zmiana stanu umowy serwisowej

Po podpisaniu umowy serwisowej wartość pola Zmień stan jest automatycznie ustawiana na Zablokowane. Jeśli chcesz zmodyfikować informacje w umowie o świadczenie usług lub ofercie kontraktu na usługi, najpierw musisz zmienić status umowy lub oferty kontraktu z Zablokowany na Otwarty. Należy zauważyć, że nie można tworzyć faktur za usługi dla umowy serwisowej ze stanem Otwórz zmianę. Po zmodyfikowaniu kontraktu lub oferty kontraktu należy zmienić stan z powrotem na Zablokowany, aby umożliwić tworzenie faktur za usługi i wpisów księgowych dla umowy serwisowej, która obejmuje zmiany wprowadzone w niej.

Uwaga

Pole Stan zmiany nie jest powiązane z polem Stan wydania w nagłówku zlecenia serwisowego, które reguluje obsługę towarów usług w magazynie.

Aby anulować umowę serwisową

Może być konieczne anulowanie umowy o świadczenie usług, gdy umowa wygasła lub została anulowana przez Ciebie lub klienta.

Uwaga

Nie można ponownie otworzyć umowy po jej anulowaniu.

Wybierz ikonę, wprowadź Umowy serwisowe, a następnie wybierz powiązane łącze.
Otwórz odpowiednią umowę serwisową, aby ją anulować.
Wybierz akcję Otwórz kontrakt, aby otworzyć umowę serwisową do edycji.
W polu Anuluj kod przyczyny wybierz odpowiedni kod przyczyny. Aby dodać więcej kodów przyczyn, wybierz akcję Zaawansowane.

Jeśli pole wyboru w polu Użyj przyczyny anulowania kontraktu w Mgt usługi. Strona Ustawienia jest zaznaczona, należy określić kod przyczyny anulowania podczas anulowania umów.
W polu Stan wybierz pozycję Anulowano.
Jeśli istnieją niezaksięgowane faktury, noty kredytowe lub otwarte wpisy przedpłacone dla umowy, pojawi się komunikat z potwierdzeniem. W oknie komunikatu wybierz opcję Nie, aby powrócić do umowy i zasysować dokumenty, lub opcję Tak, aby kontynuować proces anulowania.

Składanie umowy o świadczenie usług lub wyceny kontraktu

W każdej chwili możesz składać umowy o świadczenie usług i oferty kontraktowe, aby zarejestrować i zarchiwizować kopię umowy lub oferty kontraktu. Business Central automatycznie składa umowy serwisowe podczas konwertowania ofert kontraktowych na umowy serwisowe lub anulowania umów serwisowych. Umowę lub wycenę można złożyć samodzielnie, wybierając akcję Plik kontraktu na stronach Umowy serwisowe lub Oferty umów serwisowych. Jeśli chcesz wyświetlić zarchiwizowane umowy ofert, wyszukując Złożone umowy.

Zobacz też

Konfigurowanie umów serwisowych
Zarządzanie usługami
Konwertowanie umów o świadczenie usług zawierających kwoty podatku VAT