Instruktaż: Konfigurowanie i używanie przepływu pracy zatwierdzania zakupów

Można zautomatyzować proces zatwierdzania nowych lub zmienionych rekordów, takich jak dokumenty, wiersze arkusza i karty odbiorcy, tworząc przepływy pracy z krokami dla danych zatwierdzeń. Przed utworzeniem przepływów pracy zatwierdzania należy skonfigurować osobę zatwierdzającą i zastąpić osobę zatwierdzającą dla każdego użytkownika zatwierdzania. Można również ustawić limity kwot u ów zatwierdzających, aby określić, które rekordy sprzedaży i zakupu mogą zatwierdzać. Prośby o zatwierdzenie i inne powiadomienia mogą być wysyłane jako wiadomość e-mail lub notatka wewnętrzna. Dla każdej konfiguracji użytkownika zatwierdzania można również skonfigurować, kiedy otrzymuje on powiadomienia.

Uwaga

Oprócz funkcji Przepływ pracy w Business Central można użyć power Automate do definiowania przepływów pracy dla zdarzeń w Business Central. Należy zauważyć, że chociaż są to dwa oddzielne systemy przepływu pracy, każdy szablon przepływu tworzony za pomocą usługi Power Automate jest dodawany do listy szablonów przepływów pracy w Business Central. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Korzystanie z Business Central w zautomatyzowanym przepływie pracy.

Można skonfigurować i używać przepływów pracy, które łączą zadania procesów biznesowych wykonywane przez różnych użytkowników. Zadania systemowe, takie jak automatyczne księgowanie, mogą być uwzględniane jako kroki w przepływach pracy, poprzedzone lub następujące po zadaniach użytkownika. Żądanie i udzielenie zgody na utworzenie nowych rekordów to typowe kroki przepływu pracy. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Przepływ pracy.

Informacje o tym instruktażu

W tym instruktażu przedstawiono następujące zadania:

  • Konfigurowanie użytkowników zatwierdzania
  • Konfigurowanie powiadomień dla zatwierdzających użytkowników
  • Modyfikowanie i włączanie przepływu pracy zatwierdzania
  • Prośba o zatwierdzenie zamówienia zakupu, jako Alicia
  • Otrzymanie powiadomienia, a następnie zatwierdzenie żądania, jako Sean

Historia

Sean jest superużytknikiem w CRONUS. Tworzy dwóch użytkowników zatwierdzających. Jedną z nich jest Alicia, która reprezentuje agenta zakupów. Drugi reprezentuje aprobatę Alicii. Sean następnie daje sobie nieograniczone prawa do zatwierdzania zakupu i określa, że będzie otrzymywał powiadomienia w notatce wewnętrznej, gdy tylko wystąpi odpowiednie zdarzenie. Na koniec Sean tworzy wymagany przepływ pracy zatwierdzania jako kopię istniejącego szablonu przepływu pracy Zatwierdzanie zamówień zakupu, pozostawia wszystkie istniejące warunki zdarzeń i opcje odpowiedzi bez zmian, a następnie włącza przepływ pracy.

Aby przetestować przepływ pracy zatwierdzania, Sean najpierw loguje się do Business Central jako Alicia, a następnie żąda zatwierdzenia zamówienia zakupu. Sean następnie loguje się jako on sam, widzi notatkę w swoim widoku głównym roli, podąża za łączem do prośby o zatwierdzenie zamówienia zakupu i zatwierdza żądanie.

Użytkowników

Przed skonfigurowanie użytkowników zatwierdzania i metody powiadamiania należy się upewnić, że w Business Central istnieje dwóch użytkowników: Jeden użytkownik będzie reprezentował Alicię. Drugi użytkownik, ty, będziesz reprezentował Seana. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Tworzenie użytkowników zgodnie z licencjami.

Konfigurowanie użytkowników zatwierdzania

Po zalogowaniu się jako Ty skonfiguruj Alicię jako użytkownika zatwierdzającego, którego osobą zatwierdzającą jesteś Ty. Skonfiguruj swoje prawa do zatwierdzania i określ, w jaki sposób i kiedy będziesz otrzymywać powiadomienia o żądaniach zatwierdzenia.

Aby skonfigurować siebie i Alicię jako użytkowników zatwierdzających

  1. Wybierz Żarówka otwierająca funkcję Powiedz mi.ikonę, wprowadź Ustawienia użytkownika zatwierdzania, a następnie wybierz powiązane łącze.

  2. Na stronie Konfiguracja użytkownika zatwierdzania wybierz akcję Nowy.

    Uwaga

    Przed skonfigurowaniem użytkowników, którzy wymagają jej zatwierdzenia, należy skonfigurować osobę zatwierdzającą. Dlatego musisz skonfigurować się przed skonfigurowanie Alicii.

  3. Skonfiguruj dwóch użytkowników zatwierdzania, wypełniając pola zgodnie z opisem w poniższej tabeli.

    Identyfikator użytkownika Identyfikator osoby zatwierdzającej Nieograniczone zatwierdzanie zakupów
    TY Wybrany
    ALICIA TY

Konfigurowanie powiadomień

W tym instruktażu użytkownik jest powiadamiany za pomocą notatki wewnętrznej o prośbach o zatwierdzenie. Powiadomienie o zatwierdzeniu może być również wysyłane pocztą e-mail i można dodać krok odpowiedzi przepływu pracy, który powiadamia nadawcę o zatwierdzeniu lub odrzuceniu żądania. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Określanie, kiedy i jak otrzymywać powiadomienia.

Aby skonfigurować sposób i czas powiadamiania

  1. Na stronie Konfiguracja użytkownika zatwierdzania wybierz wiersz dla siebie, a następnie wybierz akcję Konfiguracja powiadomienia.
  2. Na stronie Ustawienia powiadomienia w polu Typ powiadomienia wybierz pozycję Zatwierdzenie.
  3. W polu Metoda powiadamiania wybierz pozycję Uwaga.
  4. Na stronie Konfiguracja powiadomień wybierz akcję Harmonogram powiadomień.
  5. Na stronie Harmonogram powiadomień w polu Cykl wybierz opcję Natychmiast.

Tworzenie przepływu pracy Zatwierdzanie

Utwórz przepływ pracy zatwierdzania zamówienia zakupu, kopiując kroki z szablonu przepływu pracy Zatwierdzanie zamówienia zakupu. Pozostaw istniejące kroki przepływu pracy bez zmian, a następnie włącz przepływ pracy.

Wskazówka

Opcjonalnie dodaj krok odpowiedzi przepływu pracy, aby powiadomić nadawcę, gdy jego żądanie zostanie zatwierdzone lub odrzucone. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Określanie, kiedy i jak otrzymywać powiadomienia.

Aby utworzyć i włączyć przepływ pracy zatwierdzania zamówienia zakupu

  1. Wybierz Żarówka otwierająca funkcję Powiedz mi.ikonę, wprowadź Przepływy pracy, a następnie wybierz powiązane łącze.

  2. Na stronie Przepływy pracy wybierz pozycję Akcje, a następnie wybierz pozycję Nowy, a następnie wybierz akcję Nowy przepływ pracy z szablonu.

  3. Na stronie Szablony przepływów pracy wybierz szablon przepływu pracy o nazwie Przepływ pracy Zatwierdzanie zamówień zakupu.

    Zostanie otwarta strona Przepływ pracy dla nowego przepływu pracy zawierającego wszystkie informacje o wybranym szablonie. Wartość w polu Kod jest rozszerzana o -01, aby wskazać, że jest to pierwszy przepływ pracy utworzony na podstawie szablonu przepływu pracy Zatwierdzanie zamówienia zakupu.

  4. W nagłówku strony Przepływ pracy zaznacz pole wyboru Włączone.

Korzystanie z przepływu pracy Zatwierdzanie

Użyj nowego przepływu pracy Zatwierdzanie zamówienia zakupu, logując się najpierw do Business Central jako Alicia, aby poprosić o zatwierdzenie zamówienia zakupu. Następnie zaloguj się jako ty, wyświetl notatkę w widoku głównym użytkownika, kliknij łącze do żądania zatwierdzenia, a następnie zatwierdź żądanie.

Aby poprosić o zatwierdzenie zamówienia zakupu, jako Alicia

  1. Zaloguj się jako Alicia.
  2. Wybierz Żarówka otwierająca funkcję Powiedz mi.ikonę, wprowadź Zamówienia zakupu, a następnie wybierz powiązane łącze.
  3. Wybierz wiersz, aby otworzyć 106001 zamówienia zakupu.
  4. Na stronie Zamówienie zakupu wybierz pozycję Akcje, następnie Poproś o zatwierdzenie, a następnie wybierz akcję Wyślij żądanie zatwierdzenia.

Zwróć uwagę, że wartość w polu Stan zmieniła się na Oczekujące na zatwierdzenie.

Aby zatwierdzić zamówienie zakupu, jako Sean

  1. Zaloguj się jako Sean.
  2. W widoku głównym roli w obszarze Samoobsłg wybierz kafelek Żądania zatwierdzenia.
  3. Na stronie Żądania zatwierdzenia wybierz wiersz dotyczący zamówienia zakupu alicji, a następnie wybierz akcję Zatwierdź.

Wartość w polu Stan w zamówieniu zakupu Alicii zmieni się na Zwolnione.

Skonfigurowano i przetestowałeś prosty przepływ pracy zatwierdzania oparty na pierwszych dwóch krokach przepływu pracy Zatwierdzanie zamówienia zakupu. Możesz łatwo rozszerzyć ten przepływ pracy, aby automatycznie księgować zamówienie zakupu Alicii, gdy Sean je zatwierdzi. W tym celu należy włączyć przepływ pracy Przepływ pracy faktury zakupu, w którym odpowiedzią na zwolniona faktura zakupu jest jej zaeczęcie. Najpierw należy zmienić warunek zdarzenia w pierwszym kroku przepływu pracy z (zakupu) Faktura na Zamówienie.

Ogólna wersja Business Central zawiera szereg szablonów przepływów pracy dla scenariuszy obsługiwanych przez kod aplikacji. Większość z nich dotyczy przepływów pracy zatwierdzania.

Odmiany przepływów pracy definiuje się, wypełniając pola w wierszach przepływu pracy ze stałych list wartości zdarzeń i odpowiedzi reprezentujących scenariusze obsługiwane przez kod aplikacji. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Tworzenie przepływów pracy.

Jeśli scenariusz biznesowy wymaga zdarzenia przepływu pracy lub odpowiedzi, która nie jest obsługiwana, partner firmy Microsoft musi zaimplementować je za pomocą kodu lub można skonfigurować przepływ pracy przy użyciu usługi Power Automate. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Używanie Business Central w zautomatyzowanym przepływie pracy lub Zdarzenia w AL w pomocy dla deweloperów.

Zobacz też

Konfigurowanie użytkowników zatwierdzania
Konfigurowanie powiadomień
przepływu pracyTworzenie przepływów
pracyKorzystanie z przepływów pracy zatwierdzania
Przepływ pracy
Korzystanie z Business Central w zautomatyzowanym przepływie pracy