Audyt zmian w Business Central

Częstym wyzwaniem w wielu aplikacjach do zarządzania biznesem jest unikanie niepożądanych zmian w danych. Może to być wszystko, od nieprawidłowego numeru telefonu klienta do nieprawidłowego księgowania w księdze głównej. W tym temacie opisano możliwości ustalania, co się zmieniło, kto to zmienił i kiedy zmiana została wprowadzona.

Informacje o dzienniku zmian

Dziennik zmian umożliwia śledzenie wszystkich bezpośrednich modyfikacji wprowadzany przez użytkownika w danych w bazie danych. Określ każdą tabelę i pole, które ma być rejestrować system, a następnie aktywuj dziennik zmian.

Śledzenie zmian może mieć wpływ na wydajność, co może kosztować czas, i zwiększyć rozmiar bazy danych, co może kosztować pieniądze. Aby obniżyć te koszty, należy pamiętać o następujących kwestiach:

Zachowaj ostrożność podczas wybierania tabel i operacji.
Nie dodawaj wpisów w księdze i zaksięgowanych dokumentów. Zamiast tego nadaj priorytet polom systemowym, takim jak Utworzone przez i Data utworzenia.
Nie używaj typu śledzenia Wszystkie pola. Zamiast tego wybierz opcję Niektóre pola i śledź tylko najważniejsze pola.

Dziennik zmian jest oparty na zmianach wprowadzonych w danych w śledzanych tabelach. Na stronie Wpisy dziennika zmian wpisy są uporządkowane chronologicznie i pokazują wszystkie zmiany wprowadzone w wartościach w polach w określonych tabelach.

Ważne

Zmiany są wyświetlane we wpisach dziennika zmian dopiero po ponownym uruchomieniu sesji użytkownika, co dzieje się następująco:

Sesja wygasła i została odświeżona.
Użytkownik wybrał inną firmę lub widok główny użytkownika.
Użytkownik wylogowany i zalogowany ponownie.

Praca z dziennikiem zmian

Dziennik zmian można aktywować i dezaktywować na stronie Ustawienia dziennika zmian. Gdy użytkownik aktywuje lub dezaktywuje dziennik zmian, to działanie jest rejestrowane, dzięki czemu zawsze można zobaczyć, który użytkownik dezaktywował lub ponownie aktywował dziennik zmian.

Na stronie Ustawienia dziennika zmian, jeśli wybierzesz akcję Tabele, możesz określić, dla których tabel chcesz śledzić zmiany, a które zmiany do śledzenia. Business Central śledzi również kilka tabel systemowych.

Uwaga

Można monitorować określone pola pod kątem zmian, takie jak pola zawierające poufne dane, konfigurując monitorowanie pól. W przypadku uniknięcia nadmiarowości tabela zawierająca to pole nie będzie dostępna dla konfiguracji dziennika zmian. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Monitorowanie poufnych pól.

Po skonfigurowaniu dziennika zmian, aktywowaniu go i wprowadzeniu zmian w danych można wyświetlać i filtrować zmiany na stronie Wpisy dziennika zmian. Jeśli chcesz usunąć wpisy, możesz to zrobić na stronie Usuwanie wpisów dziennika zmian, gdzie możesz ustawić filtry na podstawie dat i godzin.

Informacje o dziennikach aktywności

Na niektórych stronach Business Central można wyświetlić dziennik aktywności, który pokazuje stan i wszelkie błędy z plików eksportowanych lub importowanych do Business Central.

Praca z dziennikami aktywności

Informacje są wyświetlane na stronie Dziennik aktywności zgodnie z kontekstem, z którego są otwierane. Na przykład można otworzyć stronę ze stron Ustawienia usługi wymiany dokumentów, Dokument przychodzący, Zaksięgowana faktura sprzedażyi Księgowana faktura korygująca. Możesz opróżnić listę wpisów dziennika lub po prostu wyczyścić listę wpisów starszych niż siedem dni.

Monitorowanie wrażliwych pól

Zapewnienie bezpieczeństwa i prywatności poufnych danych jest podstawowym problemem dla większości firm. Aby dodać warstwę zabezpieczeń, możesz monitorować ważne pola i otrzymywać powiadomienia pocztą e-mail, gdy ktoś zmieni wartość. Na przykład możesz otrzymywać powiadomienia, jeśli ktoś zmieni numer IBAN Twojej firmy.

Uwaga

Wysyłanie powiadomień pocztą e-mail wymaga skonfigurowania funkcji poczty e-mail w Business Central. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Konfigurowanie poczty e-mail.

Konfigurowanie monitorowania w terenie

Za pomocą przewodnika konfiguracji wspomaganej opcji Konfiguracja zmiany pola monitora można określić pola, które mają być monitorowane na podstawie kryteriów filtrowania, takich jak klasyfikacja wrażliwości pól na dane. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Klasyfikowanie wrażliwości danych. Przewodnik pozwala również określić osobę, która otrzyma powiadomienie e-mail, gdy nastąpi zmiana, oraz konto e-mail, które wyśle wiadomość e-mail z powiadomieniem. Określ zarówno użytkownika, który ma być powiadamiany, jak i konto, z którego ma być wysyłane powiadomienie. Po zakończeniu przewodnika można zarządzać ustawieniami monitorowania pól na stronie Ustawienia monitorowania terenu.

Uwaga

Po określeniu konta e-mail, z którego mają być wysyłane powiadomienia, należy dodać typy kont Microsoft 365 lub SMTP. Powiadomienia powinny być wysyłane z konta, które nie jest powiązane z rzeczywistym użytkownikiem. W związku z tym nie można wybrać typu Bieżący typ konta użytkownika. Jeśli to zrobisz, powiadomienia nie będą wysyłane.

Z biegiem czasu lista wpisów na stronie Wpisy dziennika pól monitorowanych będzie się powiększać. Aby zmniejszyć liczbę wpisów, można utworzyć zasady przechowywania, które będą usuwać wpisy po określonym czasie. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Definiowanie zasad przechowywania.

Podczas konfigurowania monitorowania pól lub zmiany czegoś w konfiguracji wpisy są tworzone dla zmian. Można określić, czy wpisy związane z konfiguracją monitorowania mają być wyświetlane, czy ukrywane.

Można zarządzać ustawieniami monitorowania pól, takimi jak wysyłanie powiadomień e-mail lub po prostu rejestrowanie zmian, dla każdego pola na stronie Arkusz pól monitorowanych. Strona jest również miejscem, w którym można dodawać lub usuwać pola do monitorowania.

Uwaga

Po dodaniu co najmniej jednego pola i rozpoczęciu monitorowania należy wylogować się z Business Central i zalogować się ponownie, aby zastosować ustawienia.

Praca z monitorowaniem w terenie

Wpisy dla wszystkich zmienionych wartości dla monitorowanych pól są dostępne na stronie Wpisy dziennika pól monitorowanych. Na przykład wpisy zawierają następujące informacje:

Pole, dla którego wartość została zmieniona.
Oryginalne i nowe wartości.
Kto dokonał zmiany i kiedy to zrobił.

Aby dokładniej zbadać zmianę, wybierz wartość, aby otworzyć stronę, na której została wprowadzona. Aby wyświetlić listę wszystkich wpisów, wybierz pozycję Zmień wpisy pola.

Wyświetlanie telemetrii monitorowania pola

Możesz skonfigurować Business Central do wysyłania działań monitorowania pola do zasobu usługi Application Insights na platformie Microsoft Azure.You can set up Business Central to send field monitoring activity to an Application Insights resource in Microsoft Azure. Następnie za pomocą usługi Azure Monitor tworzysz raporty i ustawiasz alerty dotyczące zebranych danych. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz następujące artykuły w pomocy Business Central Developer i IT Pro:

Definiowanie zasad przechowywania

Można utworzyć zasady przechowywania, aby usunąć niepotrzebne dane z dzienników po określonym czasie. Na przykład z biegiem czasu liczba wpisów w dzienniku może się rozwijać. Czyszcząc stare wpisy, możesz ułatwić skupienie się na nowszych i prawdopodobnie bardziej trafnych wpisach. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Definiowanie zasad przechowywania.

Zobacz też

Zmiana ustawień podstawowych
Sortowanie, wyszukiwanie i filtrowanie
Znajdowanie stron i informacji za pomocą usługi Powiedz mi
Przypisywanie uprawnień użytkownikom i grupom
Współpraca z Business Central
Definiowanie zasad przechowywania