Konfigurowanie wysyłania i odbierania dokumentów elektronicznych

Z alternatywy dla wysyłania wiadomości e-mail jako załączników plików można wysyłać i odbierać dokumenty biznesowe drogą elektroniczną. Przez dokument elektroniczny rozumie się zgodny ze standardem plik reprezentujący dokument biznesowy, taki jak faktura od dostawcy, którą można odebrać i przekonwertować na fakturę zakupu w Business Central. Wymiana dokumentów elektronicznych między dwoma partnerami handlowymi odbywa się przez zewnętrznego dostawcę usług wymiany dokumentów. Ogólna wersja Business Central obsługuje wysyłanie i odbieranie faktur elektronicznych i not kredytowych w formacie PEPPOL, który jest obsługiwany przez największych dostawców usług wymiany dokumentów. Główny dostawca usług wymiany dokumentów jest wstępnie skonfigurowany i gotowy do skonfigurowania dla Twojej firmy.

Z plików PDF lub obrazów reprezentujących dokumenty przychodzące można zlecić zewnętrzną usługę OCR (Optical Character Recognition) tworzenie dokumentów elektronicznych, które można następnie przekonwertować na rekordy dokumentów w Business Central, podobnie jak w przypadku dokumentów elektronicznych PEPPOL. Na przykład po otrzymaniu faktury w formacie PDF od dostawcy można wysłać ją do usługi OCR ze strony Dokumenty przychodzące. Po kilku sekundach otrzymasz plik z powrotem jako fakturę elektroniczną, którą można przekonwertować na fakturę zakupu dla dostawcy. Jeśli wyślesz plik do usługi OCR pocztą e-mail, nowy rekord dokumentu przychodzącego zostanie automatycznie utworzony po otrzymaniu dokumentu elektronicznego z powrotem.

Format dokumentu elektronicznego PEPPOL jest wstępnie skonfigurowany, aby umożliwić wysyłanie faktur elektronicznych i not kredytowych w formacie PEPPOL. Najpierw należy skonfigurować różne dane podstawowe, takie jak informacje o firmie, klienci, towary i jednostki miary. Służą one do identyfikowania partnerów handlowych i elementów podczas konwertowania danych w polach w Business Central na elementy w pliku dokumentu wychodzącego. Na koniec musisz wybrać format na stronie Format dokumentu elektronicznego dla każdego klienta, do którego wyślesz elektroniczne dokumenty PEPPOL. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Wysyłanie dokumentów elektronicznych.

Definicje wymiany danych PEPPOL – Faktura i PEPPOL – Nota kredytowa są wstępnie skonfigurowane, aby umożliwić Otrzymywanie faktur elektronicznych i not kredytowych w formacie PEPPOL. Najpierw należy skonfigurować różne dane podstawowe, takie jak informacje o firmie, dostawcy, towary i jednostki miary. Służą one do identyfikowania partnerów handlowych i towarów podczas konwertowania danych w elementach w pliku dokumentu przychodzącego na pola w Business Central. Na koniec należy wybrać definicję wymiany danych na stronie Dokumenty przychodzące dla każdego przychodzącego dokumentu elektronicznego, który ma zostać przekonwertowany na dokument zakupu w Business Central.

Definicja wymiany danych OCR – Invoice jest wstępnie skonfigurowana, aby umożliwić otrzymywanie dokumentów elektronicznych generowanych przez usługę OCR. Aby otrzymać np. fakturę jako elektroniczny dokument OCR, należy ustawić datę główną, a następnie przetworzyć dokument tak jak przy odbiorze elektronicznego dokumentu PEPPOL. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Używanie OCR do przekształcania plików PDF i obrazów w dokumenty elektroniczne.

Wstępnie skonfigurowane usługi wymiany dokumentów i rozpoznawania OCR muszą być włączone przed wysłaniem lub odebraniem. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Konfigurowanie usługi wymiany dokumentów.

Temat zawiera następujące procedury:

  • Aby skonfigurować firmę do wysyłania i odbierania dokumentów elektronicznych
  • Aby skonfigurować księgowanie VAT dla wysyłania i odbierania dokumentów elektronicznych
  • Aby skonfigurować kraje/regiony do wysyłania i odbierania dokumentów elektronicznych
  • Aby skonfigurować elementy do wysyłania i odbierania dokumentów elektronicznych
  • Aby skonfigurować jednostki miary dla elektronicznego wysyłania i odbierania dokumentów
  • Aby skonfigurować klientów do wysyłania dokumentów elektronicznych
  • Aby wybrać format dokumentu elektronicznego PEPPOL do elektronicznego przesyłania dokumentów
  • Aby skonfigurować dostawców do odbierania dokumentów elektronicznych
  • Aby wybrać PEPPOL – definicję wymiany danych faktury dla elektronicznego odbioru dokumentów
  • Aby skonfigurować konto DO/L do użycia w nowych wierszach faktury zakupu dla towarów nieidentyfikowalnych i niepodstawowych

Aby skonfigurować firmę do wysyłania i odbierania dokumentów elektronicznych

  1. W polu Wyszukiwania wpisz Informacje o firmie, a następnie wybierz powiązane łącze.

  2. Na skróconej karcie Ogólne wypełnij pola zgodnie z opisem w poniższej tabeli.

    Pole Opis
    GLN Zidentyfikuj swoją firmę.

    Na przykład podczas wysyłania faktur elektronicznych w formacie PEPPOL wartość w tym polu jest używana do wypełniania elementu EndPointID w węźle AccountingSupplierParty w pliku. Numer jest oparty na normie GS1, która jest zgodna z ISO 6523.
    Numer rejestracyjny VAT Podaj numer rejestracyjny VAT swojej firmy.
    Centrum Odpowiedzialności Jeśli w firmie skonfigurowano centrum kompemiencyjne, upewnij się, że pole Kod kraju/regionu jest wypełnione.

Aby skonfigurować księgowanie VAT dla wysyłania i odbierania dokumentów elektronicznych

  1. W polu wyszukiwania wpisz Ustawienia księgowania podatku VAT, a następnie wybierz powiązane łącze.

  2. Dla każdego wiersza konfiguracji księgowania VAT, który będzie używany w dokumentach elektronicznych, wypełnij pole zgodnie z opisem w poniższej tabeli.

    Pole Opis
    Kategoria podatkowa Określ kategorię VAT.

    Na przykład podczas wysyłania faktur elektronicznych w formacie PEPPOL wartość w tym polu jest używana do wypełniania elementu TaxApplied w węźle AccountingSupplierParty w pliku. Numer jest oparty na standardzie UNCL5305.

Aby skonfigurować kraje/regiony do wysyłania i odbierania dokumentów elektronicznych

  1. W polu wyszukiwania wpisz Kraj/regiony, a następnie wybierz powiązane łącze.

  2. Dla każdego kraju/regionu, z którym będą wymieniane dokumenty elektroniczne, wypełnij pole zgodnie z opisem w poniższej tabeli.

    Pole Opis
    Schemat VAT Zidentyfikuj organ krajowy, który nadaje numer rejestracyjny VAT dla kraju/regionu w związku z przesyłaniem dokumentów elektronicznych.

    Na przykład podczas wysyłania faktur elektronicznych w formacie PEPPOL wartość w tym polu jest używana do wypełniania atrybutu SchemeID dla elementu EndPointID zarówno w węźle AccountingSupplierParty, jak i AccountingCustomerParty w pliku.

    Pole Schemat VAT jest używane tylko wtedy, gdy pole GLN na stronie Informacje o firmie nie jest wypełnione. Uwaga: Wartość w polu Kod na stronie Kraje/regiony musi być zgodna z normą ISO 3166-1:Alpha2.

Aby skonfigurować elementy do wysyłania i odbierania dokumentów elektronicznych

  1. W polu Wyszukiwania wpisz Elementy, a następnie wybierz powiązane łącze.

  2. Dla każdego towaru, który kupujesz lub sprzedajesz w dokumentach elektronicznych, wypełnij pole zgodnie z opisem w poniższej tabeli.

    Pole Opis
    Numer GTIN Identyfikuje przedmiot w związku z wysyłaniem i odbieraniem dokumentów elektronicznych. W przypadku formatu PEPPOL pole jest używane w następujący sposób:

    Jeśli element StandardItemIdentification/ID ma atrybut SchemeID ustawiony na GTIN, element jest mapowany na pole GTIN na karcie item.

Aby skonfigurować jednostki miary dla elektronicznego wysyłania i odbierania dokumentów

  1. W polu Wyszukiwania wpisz Jednostki miary, a następnie wybierz powiązane łącze.

  2. Dla każdej jednostki miary, która będzie używana dla towarów w dokumentach elektronicznych, wypełnij pole zgodnie z opisem w poniższej tabeli.

    Pole Opis
    Międzynarodowy Kod Standardowy Należy określić kod jednostki miary wyrażony zgodnie z normą UNECERec20 w związku z wysyłaniem dokumentów elektronicznych.

    Na przykład podczas wysyłania faktur elektronicznych w formacie PEPPOL wartość w tym polu jest używana do wypełniania atrybutu unitCode elementu InvoicedQuantity w węźle InvoiceLine. Uwaga: Jeśli pole Jednostka miary w wierszu sprzedaży jest puste, domyślnie wstawiana jest standardowa wartość UNECERe20 dla "Sztuka" (H87). Aby uzyskać więcej informacji i listę ważnych kodów jednostek miary, zobacz Zalecenie nr 20 - Jednostki miary stosowane w handlu międzynarodowym.

Aby skonfigurować klientów do wysyłania dokumentów elektronicznych

  1. W polu wyszukiwania wpisz Klienci, a następnie wybierz powiązane łącze.

  2. Dla każdego klienta, do którego wyślesz dokumenty elektroniczne, wypełnij pola zgodnie z opisem w poniższej tabeli.

    Pole Opis
    GLN Zidentyfikuj klienta.

    Na przykład podczas wysyłania faktur elektronicznych w formacie PEPPOL wartość w tym polu jest używana do wypełniania elementu EndPointID w węźle AccountingCustomerParty w pliku. Numer jest oparty na normie GS1, która jest zgodna z ISO 6523.

    Jeśli pole GLN jest puste, używana jest wartość w polu Numer rejestracji VAT.
    Numer rejestracyjny VAT Określ numer rejestracyjny VAT odbiorcy. Wskazówka: W obsługiwanych wersjach zlokalizowanych wybierz przycisk DrillDown, aby skorzystać z usługi sieci Web, która sprawdza, czy numer istnieje w krajowym rejestrze firm.
    Centrum Odpowiedzialności Jeśli klient ma skonfigurowane centrum kompemiencyjne, upewnij się, że pole Kod kraju/regionu jest wypełnione.

    Możesz skonfigurować każdego odbiorcę z preferowaną metodą wysyłania dokumentów biznesowych, dzięki czemu nie musisz wybierać opcji wysyłania za każdym razem, gdy wysyłasz dokument do odbiorcy. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Konfigurowanie profili wysyłania dokumentów.

Aby wybrać format dokumentu elektronicznego PEPPOL do elektronicznego przesyłania dokumentów

  1. W polu Wyszukaj wpisz Profile wysyłania dokumentów, a następnie wybierz powiązane łącze.

  2. Otwórz istniejący profil wysyłania dokumentów lub utwórz nowy. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Konfigurowanie profili wysyłania dokumentów.

  3. Na stronie Profil wysyłania dokumentów wybierz format elektroniczny, wybierz wiersz peppol, a następnie wybierz przycisk OK.

  4. W polu Dokument elektroniczny wybierz opcję Tak (za pośrednictwem usługi wymiany dokumentów).

    Uwaga

    Business Central automatycznie wykrywa, czy dokument jest fakturą czy notą kredytową i odpowiednio stosuje format PEPPOL.

  5. Aby ten profil wysyłania dokumentów był stosowany do wszystkich klientów, zaznacz pole wyboru Domyślne na skróconej karcie Ogólne. Aby zastosować go tylko do określonych klientów, wypełnij pole Profil wysyłania dokumentów na kartach odbiorców. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Konfigurowanie profili wysyłania dokumentów.

    Możesz teraz wysłać dokument elektroniczny zawierający przekonwertowane dane. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Wysyłanie dokumentów elektronicznych.

Aby skonfigurować dostawców do odbierania dokumentów elektronicznych

  1. W polu Wyszukiwania wpisz Dostawcy, a następnie wybierz powiązane łącze.

  2. Dla każdego dostawcy, od którego będą otrzymywane dokumenty elektroniczne, wypełnij pola zgodnie z opisem w poniższej tabeli.

    Pole Opis
    GLN Zidentyfikuj dostawcę.

    Na przykład po otrzymaniu faktur elektronicznych w formacie PEPPOL wartość w tym polu jest używana do wypełniania elementu EndPointID w węźle AccountingSupplierParty w pliku. Numer jest oparty na normie GS1, która jest zgodna z ISO 6523.

    Jeśli pole GLN jest puste, używana jest wartość w polu Numer rejestracji VAT.
    Numer rejestracyjny VAT Określ numer rejestracyjny VAT dostawcy. Wskazówka: W obsługiwanych wersjach zlokalizowanych wybierz przycisk DrillDown, aby skorzystać z usługi sieci Web, która sprawdza, czy numer istnieje w krajowym rejestrze firm.
    Centrum Odpowiedzialności Jeśli dostawca jest skonfigurowany z centrum kompemiencyjnym, upewnij się, że pole Kod kraju/regionu jest wypełnione.

Aby wybrać PEPPOL - Definicję wymiany danych faktury dla elektronicznego odbioru dokumentów

  1. W polu Wyszukiwania wpisz Dokumenty przychodzące, a następnie wybierz powiązane łącze.

  2. W wierszu dokumentu elektronicznego, który chcesz odebrać i przekonwertować, wybierz pole Typ wymiany danych, a następnie wybierz pozycję PEPPOLINVOICE.

    Jeśli dokumentem, który należy otrzymać, jest nota kredytowa, wybierz PEPPOLCREDITMEMO.

    Możesz teraz otrzymać dokument elektroniczny, rozpoczynając proces konwersji danych na stronie Dokumenty przychodzące. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Odbieranie i konwertowanie dokumentów elektronicznych.

Aby skonfigurować konto DO/L do użycia w nowych wierszach faktury zakupu dla towarów nieidentyfikowalnych i niepodstawowych

  1. W polu wyszukiwania wpisz Ustawienia zakupów i zobowiązań, a następnie wybierz powiązane łącze.

  2. Na skróconej karcie Konta domyślne wypełnij pole zgodnie z opisem w poniższej tabeli.

    Pole Opis
    Konto G/L dla wierszy innych niż towary Określa konto G/L, które jest automatycznie wstawiane w wierszach zakupu, które są tworzone na podstawie dokumentów elektronicznych, gdy wiersz dokumentu przychodzącego nie zawiera możliwego do zidentyfikowania towaru. Każdy wiersz dokumentu przychodzącego, który nie ma numeru GTIN lub numeru towaru dostawcy, zostanie przekonwertowany na wiersz zakupu typu Konto G/L,a pole Nr w wierszu zakupu będzie zawierać konto wybrane w polu Konto zakupu dla wierszy innych niż towary.

    Jeśli pole Konto G/L dla wierszy innych niż towary pozostanie puste, a dokument przychodzący zawiera wiersze bez identyfikowalnych towarów, dokument zakupu nie zostanie utworzony. Komunikat o błędzie zostanie wyświetlony z instrukcją wypełnienia pola Konto G/L dla wierszy innych niż wiersze towaru przed wykonaniem zadania.

Zobacz też

Elektroniczna wymiana danych
Sprzedaż
fakturRekordowe zakupy