Rejestrowanie zakupów za pomocą faktur zakupu

Tworzysz fakturę zakupu lub zamówienie zakupu, aby rejestrować koszt zakupów i śledzić zobowiązania. Jeśli chcesz kontrolować zapasy, faktury zakupu i zamówienia zakupu są również używane do dynamicznego aktualizowania poziomów zapasów, dzięki czemu można zminimalizować koszty zapasów i zapewnić lepszą obsługę klienta. Koszty zakupu, w tym koszty usług, oraz wartości zapasów wynikające z księgowania faktur zakupu lub zamówień przyczyniają się do zysków i innych finansowych wskaźników KPI w widoku głównym użytkownika.

Tworzenie faktur zakupu

Oprócz kupowania towarów fizycznych (typ towaruzapasów), które wpływają na wycenę zapasów, można kupować usługi reprezentowane przez jednostki czasu. Można to zrobić za pomocą typu elementu Usługa lub typu wiersza Zasób.

Po otrzymaniu pozycji magazynowych lub po zakończeniu zakupionej usługi księgujesz fakturę zakupu lub zamówienie w celu zaktualizowania zapasów i zapisów finansowych oraz aktywowania płatności na rzecz dostawcy zgodnie z warunkami płatności. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Księgowanie zakupów i dokonywanie płatności.

Ostrożność

Nie księguj faktury zakupu dla towarów fizycznych, dopóki nie otrzymasz towarów i nie poznasz ostatecznego kosztu zakupu, w tym wszelkich dodatkowych opłat. W przeciwnym razie wartość zapasów i zyski mogą zostać wypaczone.

Aby utworzyć fakturę zakupu

Poniżej opisano sposób tworzenia faktury zakupu. Kroki są podobne dla zamówienia zakupu. Główna różnica polega na tym, że zamówienia zakupu mają dodatkowe pola i akcje do fizycznej obsługi towarów.

1. Wybierz ikonę, wprowadź Faktury zakupu, a następnie wybierz powiązane łącze.

2. W polu Dostawca wprowadź nazwę istniejącego dostawcy.

   Inne pola na stronie Faktura zakupu są teraz wypełnione standardowymi informacjami wybranego dostawcy. Jeśli dostawca nie jest zarejestrowany, wykonaj następujące kroki:

   1. W polu Dostawca wprowadź nazwę nowego dostawcy.
   2. W oknie dialogowym rejestrowania nowego dostawcy wybierz przycisk Tak.
   3. Aby uzyskać więcej informacji na temat wypełniania karty dostawcy, zobacz Rejestrowanie nowych dostawców.
   4. Po wypełnieniu karty dostawcy wybierz przycisk OK, aby powrócić do strony Faktura zakupu.

3. W razie potrzeby wypełnij pozostałe pola na stronie Faktura zakupu. Najedź kursorem na pole, aby przeczytać krótki opis.

   Teraz można przystąpić do wypełniania wierszy faktury zakupu towarami lub zasobami zakupionymi od dostawcy.

   Uwaga

   Jeśli skonfigurowano wiersze zakupu cyklicznego dla dostawcy, takie jak miesięczne zamówienie uzupełnienia, można wstawić te wiersze na fakturze, wybierając akcję Pobierz wiersze zakupu cyklicznego.

4. Na skróconej karcie Wiersze w polu Nr towaru wprowadź numer towaru lub usługi magazynowej.

5. W polu Ilość wprowadź liczbę towarów do zakupu.

   Pole Kwota wiersza zostanie zaktualizowane w celu wyświetlenia wartości w polu Bezpośredni koszt jednostkowy pomnożonej przez wartość w polu Ilość.

   Cena i kwota wiersza są wyświetlane z podatkiem lub bez podatku w zależności od tego, co wybrano w polu Ceny wraz z podatkiem na karcie dostawcy.

   Pola sum pod wierszami są automatycznie aktualizowane podczas tworzenia lub modyfikowania wierszy w celu wyświetlenia kwot, które zostaną zaksięgowane w księgach.

6. W polu Kwota rabatu faktury wprowadź kwotę, która ma zostać odjęta od wartości wyświetlanej w polu Suma z podatkiem u dołu faktury.

   Uwaga

   Jeśli skonfigurowano rabaty faktur dla dostawcy, określona wartość procentowa jest automatycznie wstawiana w polu Procent rabatu faktury od dostawcy, jeśli kryteria są spełnione, a powiązana kwota jest wstawiana w polu Kwota rabatu faktury.

7. Po otrzymaniu zakupionych przedmiotów lub usług wybierz pozycję Opublikuj.

Zakup jest teraz odzwierciedlany w zapasach, księgach zasobów i rekordach finansowych, a płatność dostawcy jest aktywowana. Faktura zakupu jest usuwana z listy faktur zakupu i zastępowana nowym dokumentem na liście zaksięgowanych faktur zakupu.

Uwaga

W rzadkich przypadkach zaksięgowane kwoty mogą odbiegać od tego, co jest wyświetlane w polach sum. Jest to zazwyczaj spowodowane obliczeniami zaokrąglania w odniesieniu do podatku VAT lub podatku od sprzedaży.

Aby sprawdzić kwoty, które faktycznie zostaną zaksięgowane, możesz skorzystać ze strony Statystyki, która uwzględnia obliczenia zaokrągleń. Ponadto, jeśli wybierzesz akcję Zwolnij, pola sum zostaną zaktualizowane w celu uwzględnienia obliczeń zaokrągleń.

Kiedy używać zamówień zakupu

Należy użyć zamówień zakupu, jeśli proces zakupu wymaga zarejestrowania częściowych przyjęć ilości zamówienia, na przykład dlatego, że pełna ilość nie była dostępna u dostawcy. Jeśli sprzedajesz towary, dostarczając je bezpośrednio od dostawcy do odbiorcy, jako przesyłkę zwrotną, musisz również użyć zamówień zakupu. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Temat tworzenia przesyłek drop. We wszystkich innych aspektach zamówienia zakupu działają w taki sam sposób jak faktury zakupu. Poniższa procedura jest oparta na fakturze zakupu. Kroki są podobne dla zamówienia zakupu.

Sprzedaż pozycji nieinwentaryzacyjnych

Towary na fakturze zakupu mogą być typu Zapasy, Usługa, Zasób i Nie-zapasy, aby określić, czy towar jest jednostką zapasów fizycznych, jednostką czasu pracy czy jednostką fizyczną, która nie jest przechowywana w magazynie. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Rejestrowanie nowych elementów. Proces faktury zakupu jest taki sam dla wszystkich trzech typów towarów.

Uwaga

Za pomocą typu wiersza Zakup zasobu można również zakupić zasoby zewnętrzne, na przykład w celu wystawienia faktury dostawcy za dostarczoną pracę. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Konfigurowanie zasobów.

Aby użyć zakupionego zasobu, może być konieczne ustawienie pojemności zasobu i ręczne przypisanie go do zadania. Zakup zasobu spowoduje utworzenie wpisu w księdze zasobów, jednak wpisy księgi zasobów nie są śledzone pod względem ilości i wartości, jak na przykład towary. Jeśli wymagane jest śledzenie ilości i wartości, rozważ użycie innych typów elementów zamówienia.

Faktury zaksięgowane

Po zaksięgowania faktury można ją znaleźć na liście zaksięgowanych faktur. Zarówno lista Zaksięgowane faktury sprzedaży, jak i lista Zaksięgowane faktury zakupu pokazują zaksięgowane faktury z numerami faktur końcowych. Na liście można wyszukać każdą zaksięgowaną fakturę i poprawić lub anulować zaksięgowanie faktury.

Dla każdej zaksięgowanej faktury można wyszukać statystyki, wymiary i wpisy księgowe, które są wynikiem zaksięgowanej faktury. Możesz również wydrukować lub wysłać zaksięgowanie faktury.

Możesz łatwo poprawić lub anulować zaksięgowanie faktury zakupu przed zapłacenie dostawcy. Jest to przydatne, jeśli chcesz poprawić błąd podczas wpisywania lub jeśli chcesz zmienić zakup na wczesnym etapie procesu składania zamówienia. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Poprawianie lub anulowanie niezapłaconych faktur zakupu. Jeśli zapłaciłeś już za towary lub usługi na zaksięgowanej fakturze zakupu, musisz utworzyć fakturę korygującą zakup, aby cofnąć zakup. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Przetwarzanie zwrotów lub anulowań zakupów.

Otwórz listę Zaksięgowane faktury zakupu w Business Central.

Numer dokumentu zewnętrznego

W dokumentach zakupu i arkuszach można określić numer dokumentu, który odwołuje się do systemu numeracji dostawcy. To pole umożliwia rejestrowanie numeru przypisanego przez dostawcę do zamówienia, faktury lub faktury korygującej. Możesz użyć numeru później, jeśli z jakiegoś powodu musisz wyszukać opublikowany wpis za pomocą tego numeru.

Ext. Doc. Nie. Pole obowiązkowe na stronie Ustawienia zakupów i zobowiązań określa, czy wprowadzenie numeru dokumentu zewnętrznego jest obowiązkowe w następujących sytuacjach:

• W polu Nr faktury od dostawcy, w polu Numer zamówienia dostawcy lub w polu Dostawca Cr. Nr notatki pole w nagłówku zakupu

• W polu Nr dokumentu zewnętrznego w wierszu arkusza ogólnego, gdzie pole Typ dokumentu jest ustawione na Faktura, Nota kredytowalub Nota o obciążeniu finansowym,a pole Typ konta jest ustawione na Dostawca.

W przypadku wybrania tego pola nie będzie możliwe zaksięgowanie faktury, faktury korygującej ani typu wiersza arkusza ogólnego opisanego powyżej bez numeru dokumentu zewnętrznego.

Numer dokumentu zewnętrznego jest zawarty w opublikowanych dokumentach, w których można wyszukiwać według odpowiedniego numeru. Można również wyszukiwać przy użyciu numeru dokumentu zewnętrznego podczas nawigacji po wpisach księgi dostawcy.

Innym sposobem obsługi numerów dokumentów zewnętrznych jest użycie pola Twoje odwołanie. Jeśli użyjesz pola Twoje odwołanie, numer zostanie uwzględniony w zaksięgowanych dokumentach i możesz wyszukiwać według niego w taki sam sposób, jak w przypadku wartości z pól Nr dokumentu zewnętrznego. Ale pole nie jest dostępne w wierszach dziennika.

Zobacz powiązane szkolenia w witrynie Microsoft Learn

Zobacz też

Zakup
Konfigurowanie zakupów
Konfigurowanie zasobów
Księgowanie zakupów
Poproś o wycenę
Kupuj przedmioty na wyprzedaż
Zarejestruj nowych dostawców
Przygotuj przesyłki drop-upuściowe
Współpraca z Business Central