Użyj OCR, aby przekształcić pliki PDF i obrazy w dokumenty elektroniczne

Na podstawie plików PDF lub obrazów otrzymanych od partnerów handlowych zewnętrzna usługa OCR (optyczne rozpoznawanie znaków) może generować dokumenty elektroniczne, które można przekonwertować na rekordy dokumentów w Business Central. Na przykład po otrzymaniu faktury w formacie PDF od dostawcy można wysłać ją do usługi OCR ze strony Dokumenty przychodzące. Jest to opisane w pierwszej procedurze.

Z alternatywy dla wysyłania pliku ze strony Dokumenty przychodzące można wysłać plik do usługi OCR pocztą e-mail. Następnie, po otrzymaniu dokumentu elektronicznego z powrotem, powiązany rekord dokumentu przychodzącego jest tworzony automatycznie. Jest to opisane w drugiej procedurze.

Po kilku sekundach otrzymasz plik z powrotem z usługi OCR jako fakturę elektroniczną, którą można przekonwertować na fakturę zakupu dla dostawcy. Jest to opisane w trzeciej procedurze.

Ponieważ rozpoznawanie OCR opiera się na rozpoznawaniu optycznym, jest prawdopodobne, że usługa OCR będzie błędnie interpretować znaki w plikach PDF lub obrazach podczas pierwszego przetwarzania dokumentów określonego dostawcy, na przykład. Może nie interpretować logo firmy jako nazwy sprzedawcy lub może błędnie interpretować całkowitą kwotę na paragonie ze względu na jego układ. Aby uniknąć tych błędów w przyszłości, można je poprawić w osobnej wersji strony Dokument przychodzący. Następnie należy wysłać poprawki z powrotem do usługi OCR, aby przeszkolić ją w zakresie poprawnej interpretacji określonych znaków przy następnym przetwarzanie dokumentu PDF lub obrazu dla tego samego dostawcy. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Aby wyszkolić usługę OCR w celu uniknięcia błędów.

Ruch plików do i z usługi OCR jest przetwarzany przez dedykowany wpis kolejki zadań, które są tworzone automatycznie po włączeniu powiązanego połączenia z usługą. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Konfigurowanie dokumentów przychodzących.

Aby wysłać plik PDF lub plik obrazu do usługi OCR ze strony Dokumenty przychodzące

Wybierz ikonę, wprowadź Dokumenty przychodzące, a następnie wybierz powiązane łącze.
Utwórz nowy rekord dokumentu przychodzącego i dołącz plik. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Tworzenie rekordów dokumentów przychodzących.
Na stronie Dokumenty przychodzące zaznacz co najmniej jeden wiersz, a następnie wybierz akcję Wyślij do kolejki zadań.

Wartość w polu OCR Status zmieni się na Ready. Załączony plik PDF lub obraz jest wysyłany do usługi OCR przez kolejkę zadań zgodnie z harmonogramem, pod warunkiem, że nie występują żadne błędy.
Alternatywnie na stronie Dokumenty przychodzące zaznacz jeden lub więcej wierszy, a następnie wybierz akcję Wyślij do usługi OCR.

Wartość w polu Stan OCR zmieni się na Wysłane, pod warunkiem, że nie występują żadne błędy.

Aby wysłać plik PDF lub plik obrazu do usługi OCR pocztą e-mail

Z poziomu aplikacji poczty e-mail można wysłać wiadomość e-mail do dostawcy usług OCR z załączonym plikiem PDF lub obrazem. Aby uzyskać informacje na temat adresu e-mail, na który należy wysłać wiadomość, zobacz witrynę sieci Web dostawcy usług OCR.

Ponieważ dla pliku nie istnieje żaden rekord dokumentu przychodzącego, nowy rekord zostanie utworzony automatycznie na stronie Dokumenty przychodzące po otrzymaniu wynikowego dokumentu elektronicznego z usługi OCR. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Tworzenie rekordów dokumentów przychodzących.

Uwaga

Jeśli pracujesz na tablecie lub telefonie, możesz wysłać plik do usługi OCR natychmiast po zrobiniu zdjęcia dokumentu lub utworzyć dokument przychodzący bezpośrednio. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz temat Aby utworzyć rekord dokumentu przychodzącego przez zrobienie zdjęcia.

Aby otrzymać wynikowy dokument elektroniczny z usługi OCR.

Dokument elektroniczny utworzony przez usługę OCR z pliku PDF lub pliku obrazu jest automatycznie odbierany na stronie Dokumenty przychodzące przez wpis kolejki zadań skonfigurowany po włączeniu usługi OCR.

Jeśli nie używasz kolejki zadań lub chcesz otrzymać gotowy dokument OCR wcześniej niż zgodnie z harmonogramem kolejki zadań, możesz wybrać przycisk Odbierz z usługi OCR. Spowoduje to uzyskanie wszelkich dokumentów wypełnionych przez usługę OCR.

Uwaga

Jeśli usługa OCR jest skonfigurowana tak, aby wymagała ręcznej weryfikacji przetwarzanych dokumentów, pole Stan OCR będzie zawierać Oczekujące na weryfikację. W takim przypadku wykonaj następujące czynności, aby zalogować się do witryny usługi OCR w celu ręcznego zweryfikowania dokumentu OCR.

W polu Stan OCR wybierz hiperłącze Oczekujące na weryfikację.
W witrynie internetowej usługi OCR zaloguj się przy użyciu poświadczeń konta usługi OCR. Są to poświadczenia używane również podczas konfigurowania usługi. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Aby skonfigurować usługę OCR.

Wyświetlane są informacje dotyczące dokumentu OCR, pokazujące zarówno zawartość źródłową pliku PDF lub obrazu, jak i wynikowe wartości pól OCR.
Przejrzyj różne wartości pól i ręcznie edytuj lub wprowadź wartości w polach, które usługa OCR oznaczyła jako niepewne.
Wybierz przycisk OK. Proces rozpoznawania OCR został zakończony, a wynikowy dokument elektroniczny jest wysyłany na stronę Dokumenty przychodzące w Business Central, zgodnie z harmonogramem kolejki zadań.
Powtórz krok 4 dla każdego innego dokumentu OCR, który ma zostać zweryfikowany.

Teraz możesz przystąpić do tworzenia rekordów dokumentów dla otrzymanych dokumentów elektronicznych w Business Central, ręcznie lub automatycznie. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz następną procedurę. Można również połączyć nowy rekord dokumentu przychodzącego z istniejącym dokumentem opublikowanym lub nieopublczonym, aby plik źródłowy był łatwo dostępny z Business Central. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Przetwarzanie dokumentów przychodzących.

Aby utworzyć fakturę zakupu z dokumentu elektronicznego otrzymanego z usługi OCR

W poniższej procedurze opisano sposób tworzenia rekordu faktury zakupu z faktury od dostawcy otrzymanej jako dokument elektroniczny z usługi OCR. Procedura jest taka sama podczas tworzenia, na przykład, wiersza arkusza ogólnego z przyjęcia wydatków lub zamówienia zwrotu sprzedaży od odbiorcy.

Uwaga

Pola Opis i Nr w utworzonych wierszach dokumentu zostaną wypełnione tylko wtedy, gdy najpierw zamapowano tekst znaleziony w dokumencie OCR na dwa pola w Business Central. To mapowanie można wykonać jako odwołania do elementów dla wierszy dokumentu typu Element. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Korzystanie z odwołań do elementów. Można również użyć funkcji mapowania tekstu na konto. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Aby zamapować tekst w dokumencie przychodzącym na określonego dostawcę, zarządzanie lub konto bankowe.

Zaznacz wiersz dokumentu przychodzącego, a następnie wybierz akcję Utwórz dokument.

Faktura zakupu zostanie utworzona w Business Central na podstawie informacji w elektronicznym dokumencie dostawcy, który otrzymałeś z usługi OCR. Informacje zostaną wstawione do nowej faktury zakupu na podstawie mapowania zdefiniowanego jako odniesienie lub jako mapowanie tekstowe na konto.

Wszelkie błędy sprawdzania poprawności, zazwyczaj związane z nieprawidłowymi lub brakującymi danymi głównymi w Business Central, będą wyświetlane na skróconej karcie Błędy i ostrzeżenia. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Aby obsłużyć błędy podczas odbierania dokumentów elektronicznych.

Aby zamapować tekst w dokumencie przychodzącym na określone konto dostawcy

W przypadku dokumentów przychodzących zazwyczaj używa się akcji Mapuj tekst na konto, aby zdefiniować, że określony tekst na fakturze od dostawcy otrzymanej z usługi OCR jest mapowany na określone konto dostawcy. Idąc dalej, każda część opisu dokumentu przychodzącego, która istnieje jako tekst mapowania, oznacza, że pole Nr w wynikowym dokumencie lub wierszach arkusza typu Konto G/L jest wypełnione danym dostawcą.

Oprócz mapowania na konto dostawcy lub konta G/L można również mapować na konto bankowe. Jest to praktyczne, na przykład, w przypadku dokumentów elektronicznych dotyczących wydatków, które są już opłacone, gdy chcesz utworzyć wiersz arkusza ogólnego, który jest gotowy do zaeczynienia na koncie bankowym.

Zaznacz odpowiedni wiersz dokumentu przychodzącego, a następnie wybierz akcję Mapuj tekst na konto. Zostanie otwarta strona Mapowanie tekstu na konto.
W polu Tekst mapowania wprowadź dowolny tekst występujący na fakturach od dostawcy, dla których chcesz utworzyć dokumenty zakupu lub wiersze arkusza. Można wprowadzić maksymalnie 50 znaków.
W polu Numer dostawcy wprowadź dostawcę, dla którego zostanie utworzony wynikowy dokument zakupu lub wiersz arkusza.
W polu Debet Acc. No. wprowadź konto G/L typu debetu, które zostanie wstawione do wynikowego dokumentu zakupu lub wiersza arkusza typu Konto G/L.
W polu Credit Acc. No. wprowadź konto G/L typu kredytowego, które zostanie wstawione do wynikowego dokumentu zakupu lub wiersza arkusza typu Konto G/L.

Uwaga

Nie używaj Bal. Typ źródła i Bal. Źródło nr. pola w związku z dokumentami przychodzącymi. Są one używane tylko do automatycznego uzgadniania płatności. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Mapowanie tekstu płatności cyklicznych na konta w celu automatycznego uzgadniania.
Powtórz kroki od 2 do 5 dla całego tekstu w dokumentach przychodzących, dla których chcesz automatycznie utworzyć dokumenty.

Aby obsłużyć błędy podczas odbierania dokumentów elektronicznych

Na stronie Dokumenty przychodzące wybierz wiersz dokumentu elektronicznego odebranego z usługi OCR z błędami. Wskazuje na to wartość Error (Błąd) w polu OCR Status (Stan OCR).
Wybierz akcję Edytuj, aby otworzyć stronę Dokument przychodzący.
Na skróconej karcie Błędy i ostrzeżenia zaznacz komunikat, a następnie wybierz akcję Otwórz rekord pokrewny.
Zostanie otwarta strona zawierająca nieprawidłowe lub brakujące dane, takie jak karta dostawcy z brakującą wartością pola.
Popraw błąd lub błędy zgodnie z opisem w każdym komunikacie o błędzie.
Przejdź do przetwarzania przychodzącego dokumentu elektronicznego, ponownie wybierając akcję Utwórz ręcznie.
Powtarzaj kroki 5 i 6 dla pozostałych błędów, aż dokument elektroniczny zostanie pomyślnie odebrany.

Aby wyszkolić usługę OCR w celu uniknięcia błędów

Na stronie Korekta danych OCR, którą można otworzyć ze strony Dokument przychodzący, pola z skróconej karty Informacje finansowe są wyświetlane w dwóch kolumnach, jednej z edytowalnymi danymi OCR, a drugiej z danymi OCR tylko do odczytu. Po wybraniu przycisku Wyślij opinię OCR zawartość strony Korekcja danych OCR jest wysyłana do usługi OCR. Następnym razem, gdy usługa będzie przetwarzać pliki PDF lub obrazy zawierające dane, poprawki zostaną uwzględnione, aby uniknąć tych samych błędów.

Wybierz ikonę, wprowadź Dokumenty przychodzące, a następnie wybierz powiązane łącze.
Otwórz przychodzący rekord dokumentu zawierający dane odebrane z usługi OCR, które chcesz poprawić.
Na stronie Dokument przychodzący wybierz akcję Popraw dane OCR.
Na stronie Korekcja danych OCR zastąp dane w kolumnie edytowalnej dla każdego pola, które ma niepoprawną wartość.
Aby cofnąć poprawki wprowadzone od czasu otwarcia strony Korekcja danych OCR, wybierz akcję Resetuj dane OCR.
Aby wysłać poprawki do usługi OCR, wybierz akcję Wyślij opinię OCR.
Aby zapisać poprawki, zamknij stronę Korekcja danych OCR.

Pola na skróconej karcie Informacje finansowe na stronie Dokument przychodzący są aktualizowane o nowe wartości wprowadzone w kroku 4.

Zobacz też

Przetwarzanie dokumentów
przychodzącychDokumenty
przychodząceZakup
Współpraca z Business Central