Odbieranie i konwertowanie dokumentów elektronicznych

Ogólna wersja Business Central obsługuje otrzymywanie faktur elektronicznych i not kredytowych w formacie PEPPOL, który jest obsługiwany przez największych dostawców usług wymiany dokumentów. Aby otrzymać fakturę od dostawcy jako elektroniczny dokument PEPPOL, należy przetworzyć dokument na stronie Dokumenty przychodzące w celu przekonwertowania go na fakturę zakupu lub wiersz arkusza ogólnego w Business Central.

Oprócz otrzymywania dokumentów elektronicznych bezpośrednio od partnerów handlowych, możesz otrzymywać dokumenty elektroniczne z usługi OCR, która przekształciła pliki PDF lub obrazy w dokumenty elektroniczne.

Przed otrzymaniem dokumentów elektronicznych za pośrednictwem usługi wymiany dokumentów należy skonfigurować różne dane podstawowe, takie jak informacje o firmie, dostawcy, towary i jednostki miary. Służą one do identyfikowania partnerów handlowych i towarów podczas konwertowania danych w elementach w pliku dokumentu przychodzącego na pola w Business Central. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Konfigurowanie usługi wymiany dokumentów.

Przed odebraniem dokumentów elektronicznych za pośrednictwem usługi OCR należy skonfigurować i włączyć wstępnie skonfigurowane połączenie z usługą. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Konfigurowanie dokumentów przychodzących.

Ruch dokumentów elektronicznych do i z Business Central jest zarządzany przez funkcję Kolejka zadań. Przed otrzymaniem dokumentów elektronicznych należy uruchomić odpowiednią kolejkę zadań.

Konwersję dokumentów elektronicznych można rozpocząć ręcznie, zgodnie z opisem w tej procedurze, lub włączyć przepływ pracy w celu automatycznego konwertowania dokumentów elektronicznych po ich otrzymaniu. Ogólna wersja Business Central zawiera szablon przepływu pracy Od przychodzącej elektronicznej przez OCR do Otwartego przepływu pracy faktur zakupu,który jest gotowy do skopiowania do przepływu pracy i włączenia. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Przepływ pracy.

Uwaga

Podczas konwertowania dokumentów elektronicznych otrzymanych z usługi OCR na dokumenty lub wiersze arkusza w Business Central wiele wierszy w dokumencie źródłowym zostanie zsumowanych w jednym wierszu. Pojedynczy wiersz będzie typu Konto G/L, a pola Opis i (Konto G/L) Nr będą puste. Wartość w polu Kwota będzie równa łącznej kwocie bez podatku VAT wszystkich wierszy w dokumencie źródłowym.

Aby upewnić się, że pola Opis i Nr są wypełnione, można wybrać przycisk Mapuj tekst na konto na stronie Dokumenty przychodzące, aby zdefiniować, że określony tekst faktury jest zawsze mapowany na określone konto debetowe lub kredytowe w księdze głównej. W przyszłości pole Opis w wierszach dokumentu lub arkusza utworzonych z dokumentu elektronicznego dla tego dostawcy lub odbiorcy zostanie wypełnione danym tekstem i polem (konto G/L) nr z danym kontem.

Zamiast mapować na konto G/L, możesz również mapować na konto bankowe. Jest to praktyczne, na przykład, w przypadku dokumentów elektronicznych dotyczących wydatków, które są już opłacone, gdy chcesz utworzyć wiersz arkusza ogólnego, który jest gotowy do zaeczynienia na koncie bankowym.

W poniższej procedurze opisano sposób otrzymywania faktury od dostawcy i konwertowania jej na fakturę zakupu w Business Central. Procedura jest taka sama podczas konwertowania faktury od dostawcy na wiersz arkusza ogólnego.

Aby otrzymać i przekonwertować fakturę elektroniczną na fakturę zakupu

  1. Wybierz Żarówka otwierająca funkcję Powiedz mi.ikonę, wprowadź Dokumenty przychodzące, a następnie wybierz powiązane łącze.

  2. Wybierz wiersz rekordu dokumentu przychodzącego, który reprezentuje nową przychodzącą fakturę elektroniczną, a następnie wybierz akcję Edytuj.

    Na stronie Przychodząca karta dokumentu dołączony jest powiązany plik XML, a większość pól jest wstępnie wypełniona informacjami z faktury elektronicznej. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Tworzenie rekordów dokumentów przychodzących.

  3. W polu Typ wymiany danych wybierz PEPPOL - Faktura lub OCR - Faktura w zależności od źródła dokumentu elektronicznego.

  4. Aby zamapować tekst na fakturze od dostawcy na określone konto debetowe, na karcie Akcje w grupie Ogólne wybierz pozycję Mapuj tekst na konto, a następnie wypełnij stronę Arkusz mapowania tekstu na konto.

  5. Wybierz akcję Utwórz dokument.

    Faktura zakupu zostanie utworzona w Business Central na podstawie informacji w dokumencie elektronicznym.

    Wszelkie błędy sprawdzania poprawności, zwykle związane z nieprawidłowymi lub brakującymi danymi głównymi w Business Central, będą wyświetlane na skróconej karcie Komunikaty o błędach.

Zobacz też

Zarządzanie zobowiązaniami
Dokumenty
przychodząceKonfigurowanie wysyłania i odbierania dokumentów elektronicznych
Elektroniczna wymiana danych
Ogólna funkcjonalność biznesowa